在sap实施项目的周期和步骤上,根据各公司对业务的理解不同,也被划分为各个阶段,但其中由普华永道提出的分七步走,个人觉得对刚进入这一行业的人很有帮助,接下来一起分享和讨论下:
sap实施项目生命周期,被普华永道分为7个阶段:
Phase 0 项目评估(Project Evaluation)
Phase 1 项目准备(Project Preparation)
Phase 2 业务蓝图制定(Business Blueprint)
Phase 3 蓝图实现(Realization)
Phase 4 最终准备(Final Preparation)
Phase 5 启动和支持(Go Live and Support)
Phase 6 持续改进(Sustain)
首先,为什么要划分阶段?
sap实施项目是涉及IT和管理的综合大工程,需要庞大的投资,对企业的影响是巨大的,流程重组的难度和要求都很高,实施的时间和范围都需要且难以界定,实施往往都是由外部公司进行,需要考虑合约及交付后的维护,涉及多方面利益,需要众多高级人才和企业高层参与,交付后的使用者绝大多数是企业职员,这些人员都需要进行培训。
sap实施项目的复杂性和重要性,实施有很高的风险,要求我们必须对其非常慎重的对待,因此用分而治之来控制范围和降低难度,逐步的完成。
其次,划分为7个阶段的逻辑,优点,缺点?
个人认为,这种划分方法的逻辑是以时间轴为根本依据,将各主要任务所存在的时期作为一个阶段。按照这种逻辑
phase 0是评估,该不该做,当前情形,成本,风险和收益,这一步主要决定权在实施公司;但是与其说做项目评估是对双发负责,但是实际操作上往往会忽略于此,也就造成了在项目实施后,设备和顾问不能及时到场或者因为各种外在因素,耽搁项目进度。
phase 1当决定要做的时候,就准备为投标做准备,实际上就是在做项目计划,包括了当前状态,项目范围,策略和预期的效果,需要投入的各方面人力和物力,项目组的架构,可能存在的风险和技术问题,如何规避或者克服等等,最终签订合约,这是由双方达成的;而且一般在项目准备阶段,在组织结构的确定上,更是要让一把手牵头,关键用户尽量全职。
phase 2 就开始协助企业进行业务重组(BPR),在这一点上,自己想说点废话,记得自己曾经在BPR项目和ERP实施项目上具体做什么分不清楚,所以要说明的是:
ERP咨询首先是一个管理咨询,他要分析企业的商业模式,提出改进方法,这些是管理思想的体现;ERP咨询然后才是一个IT咨询,它提出信息系统是如何支持这个模式。管理是思想,技术是工具。ERP真正价值,一方面是信息技术本身的价值,另一个则是ERP中沉淀管理思想的应用。所以最终而言,ERP是支持管理的工具。一个脱离管理的ERP咨询,会变成为技术而技术的咨询,ERP项目会变成用工具而用工具的的项目;这种项目是比较难成功的。从咨询工作的内容和性质出发,我们可以有一个类似金字塔型的构架,从顶端到底层分别是:战略咨询,管理咨询,流程咨询,产品咨询,IT咨询。在这几个环节当中,各有侧重,对于一个完美的模式而言,当然应该是结合实际情况,自顶而下开展工作,例如有清晰的企业发展战略,从而得到合理管理模式,并且有相应的业务模式与之适应,通过SAP或者其他产品是其固化下来,并且在计算机系统当中实现。平时我们所说的ERP实施项目,一般会涉及到流程,产品和IT。所以,BPR是为ERP成功应用扫清流程路障的,因此BPR可以推动ERP的顺利实施;另一方面,ERP其实也在改造着BPR,基于不同构架的ERP软件需要有不同侧重性和针对性的BPR与之相配合。
说了这么多废话,接上文,BPR之后绘制主要的业务蓝图,这个业务蓝图决定了未来相当长一段时期企业是如何运作的,包括企业架构和流程,并且要求sap辅助去实现,所以会考虑到企业的战略,并兼顾sap的功能,以及是否需要定制开发或者引入第三方系统来配合,这一步非常重要,需要实施公司和企业共同完成。由于SAP的界面甚至说操作,确实在中国有点水土不服,所以往往二次开发是针对于报表来讲,不过随着中国的市场越来越大,SAP也会针对中国做出改变。
phase 3 就是要配置sap测试环境去实现这个蓝图,包括数据转化,环境配置,流程文档准备,测试,最终用户手册准备,这个主要是由实施公司去完成;
phase 4 在投标准备的时候,做的是整体的一个项目计划,当项目已经实施到中后期了,需要对至关重要的阶段根据当前的情况制定更加完备的实施计划,就是为上线和以及可能遇到的问题,如何规避做计划和准备。因为下一阶段的实施会直接的影响到企业的运作,这一阶段要解决的问题是最终用户的培训,系统如何切换,问题如何反馈和处理,以及相应的多套后备策略,甚至需要考虑如何将新系统切换回原系统。计划应该根据企业的需求制定,最终递交企业决定何时或者是否进行;
phase 5 开始上线,这一阶段主要任务是,旧系统下线,新系统上线,但是往往在国内实施过程中,要有1到3个月新旧系统同时运行,再逐步做新老交接;旧流程作废,新流程启用,在这一点上也是要有一个适应过程,尤其是前期没有做BPR,又在项目实施过程中发生了部门变革的;其余还要完成上线的报告,合约完成的确定等等;
phase 6,上线之后,企业开始正常运作,对实施公司来说,主要是后续的跟踪和服务,确保系统正常运行,升级等等。此时发生的问题,基本上要现场解决,做到没有问题积压
这样划分,优点是时序清晰,便于计划制定和按部就班的执行。缺点是实际的组织和实施比较复杂,各阶段的划分难以界定且有反复,实际的执行并不理想,计划和实施往往相去甚远,但是作为学习整个项目过程而言,却大有裨益。
项目准备(Project Preparation)
在决定要参加竞标的情况下,实施公司将为竞标做准备。因为我认为不是说你做项目准备就代表这个项目就给你做了,就像找工作投简历和自荐信,给心爱的人写情书一样。这一步直接决定公司是否会有一个大单,以及这个大单给公司带来的是名利双收还是官司连连,当然有些行业的实施方是内部决定的,这个另当别论。有人期望企业实施失败后把门牙往肚里吞,这种想法不提倡也非长久之计。所以项目准备非常重要。
项目准备决定了项目实施的成败,良好的项目准备需要充分的前期调查,沟通和分析,需要明确的定义当前的情形,需求,目标和实际的差异,明确足够详细的实施计划,需要投入的人力物力,以及管控(范围,品质,风险评估),尤为重要的是,应该和客户充分的沟通,得到客户高层对项目的充分支持,合作,从而达成高度的共识。尤其重要的是要得到高层的全力支持,因为ERP项目是一个领导层的项目,如果一把手不支持项目,那么接下来的项目可以说是无法开展。
业务蓝图 (Business Blueprint)
这一阶段,针对sap实施项目的特殊性,特别的强调了企业流程再造和业务蓝图规划这一步骤。业务流程清单和企业组织架构是两个关键要素,基本上概括了企业运作。注意到要成功地识别企业的流程和架构以及需求,并且恰当的定义,需要划分为调查,研讨,总结等阶段。就是说,从业务流程的重组这个角度来说,需要考虑到的是企业的需求,必须和企业充分的沟通,深入理解企业的实际运作,然后才能得到准确当前企业流程和架构的概貌。在此基础上,才能根据企业的需求和当前的概况提出新的架构和流程蓝图,需要与企业的相关人员进行充分的讨论,以便进一步的就企业的架构和流程达成共识,降低变动带来的风险,并得到最大的支持。
蓝图实现 (Realization)
大量的工作都是该阶段和之前的阶段完成的。在第一阶段的评估中,确定了是否应该实施,如何实施和主要风险等,在第二阶段项目准备中定义了目标,范围,计划和策略等,在第三阶段业务蓝图对企业架构和流程进行充分分析识别和定义,并进行流程再造。在第四阶段则需要完成系统开发和测试,详细的流程程序手册,构筑就绪的生产环境。可以看出,到此该阶段为止,大局已定。
一般而言,用户的业务流程程序和接口的定义,系统需求分析和开发和配置应该是最关键性的工作。只有良好的用户业务流程程序和接口,才能确保蓝图实现和流程优化的目的。系统对此的分析以及开发则是实现这种要求的物质条件。
就风险控制而言,测试计划和准备就绪的生产系统是必不可少的。
最终准备(Final Preparation)
最终准备阶段主要的工作是制定恰当评估标准,评估是否能够上线,确保无未决突出问题存在,准备过渡的中间程序,包括应急计划(如上线失败恢复原有系统)。
上线和支持(Go Live and Support)
将系统从生产前环境导入到生产环境;构建生产系统支持;使业务流程正式生效;确保系统良好运行;正式结束项目;关键交付;生产支持系统有效性报告;生效的业务流程;品质检查清单;是否有一个稳定可靠的生产支持系统就绪;事务是否能够正确地更新表和文件;财务和数量是否定期对帐,与旧系统对比是否合理;合同和道义的任务是否都已经满足