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- 定义范围是制定项目和产品详细描述的过程。
- 定义范围的主要作用是：明确所收集的需求哪些将包括在项目范围内，哪些将排除在项目范围外，从而明确项目、服务或输出的边界。
- 范围定义的内容和作用：由于在收集需求过程中识别出的所有需求未必都包含在项目中，所以定义范围过程就是从需求文件中选取最终的项目需求，然后制定出关于项目及其产品、服务或输出的详细描述。
- 准备好详细的项目范围说明书，对项目成功至关重要。应根据项目启动过程中记载的主要可交付成果、假设条件和制约因素来编制项目范围说明书。在项目规划过程中，随着对项目信息的更多了解，应该更加详细具体地定义和描述项目范围。还需要分析现有风险、假设条件和制约因素的完整性，并做必要的增补或更新。需要多次反复开展定义范围过程。
- 在迭代型生命周期的项目中，先为整个项目确定一个高层级的愿景，再针对每一次迭代明确详细范围。通常，随着当前迭代的项目范围和可交付成果的进展，而详细规划下一次迭代的工作。
- 定义范围最重要的任务就是：详细定义项目的范围边界，范围边界是应该做的工作和不需要进行的工作分界线。
- 定义范围可以增加项目时间、成本和资源估算的准确度，定义项目控制的依据，明确相关责任人在项目中的责任，明确项目的范围、合理性和目标，以及主要可交付成果。
- 范围定义的输入：
- 范围管理计划，确定了制定、监督和控制项目范围的各种活动；
- 项目章程，包含对项目和产品特征的高层级描述。还包括了项目审批要求。如果执行组织不使用项目章程，则应取得或编制类型的信息，用做制定详细范围说明书的基础。如果组织不制定正式的项目章程，通常会进行非正式的分析，为后续的范围规划提供依据。
- 需求文件，描述各种单一需求将如何满足与项目相关的业务需求。一开始，可能只有高层级的需求，然后随着有关需求信息的增加而逐步细化。只有明确的（可测量和可测试的）、可跟踪的、完整的、相互协调的，且主要干系人愿意认可的需求，才能作为基准。需求文件的主要内容至少包括：
- 业务需求，包括：可跟踪的业务目标和项目目标、执行组织的业务规则、组织的指导原则；
- 干系人需求，包括：对组织其他领域的影响、对执行组织内部或外部团体的影响、干系人对沟通和报告的需求；
- 解决方案需求，包括：功能和非功能需求、技术和标准合规性需求、支持和培训的需求、质量需求、报告需求（可用文本记录或用模型展示解决方案需求，也可两者同时使用）；
- 项目需求，例如服务水平、绩效、安全和合规性，以及验收标准。
- 过渡需求；
- 与需求相关的假设条件、依赖关系和制约因素。
- 范围定义的输出：
- 项目范围说明书；
- 项目文件更新，可能需要更新的项目文件至少包括：干系人登记册、需求文件、需求跟踪矩阵。
- 范围定义的工具和技术：
- 产品分析：旨在弄清产品范围，并把对产品的要求转化成项目的要求。产品分析技术包括：产品分解、系统分析、需求分析、系统工程、价值工程和价值分析等。
- 焦点小组：召集预定的干系人和主题专家，了解他们对所讨论的产品、服务或成果的期望和态度。由一位受过训练的主持人引导大家进行互动式讨论。焦点小组往往比“一对一”的访谈更热烈。焦点小组会议是一种群体访谈而非一对一访谈，可以有6-10个被访者参加。针对访谈者提出的问题，被访谈者之间开展互动式讨论，以求得更有价值的一件。
- 备选方案生成：一种用来制定尽可能多的潜在可选方案的技术，用于识别执行项目工作的不同方法。许多通用的管理技术都可用于生成备选方案，如：头脑风暴、横向思维、备选方案分析等；
- 引导式研讨会：把主要干系人召集在一起，通过集中讨论来定义产品需求。研讨会是快速定义跨职能需求和协调干系人差异的重要技术。由于群体互动的特点，被有效引导的研讨会有助于参与者之间建立信任、改进关系、改善沟通，从而有利于干系人达成一致意见。此外，研讨会能够比单项会议更早发现问题，更快解决问题。
- 其中，目标优化矩阵是项目管理中进行干系人收集需求调查的有效工具之一，它可以被设计成客户调查表或名义调查表来使用，而且可以大规模取样，涉及的人越多越好。
- 范围说明书：项目范围说明书是对项目范围、主要可交付成果、假设条件和制约因素的描述。项目范围说明书记录了整个范围，包括项目和产品范围。项目范围说明书详细描述项目的可交付成果，以及创建这些可交付成果而必须开展的工作。项目范围说明书可明确指出哪些工作不属于本项目范围。
- 项目范围边界一定是闭合的，否则我们就不能判断某变更是对原项目范围的变更还是新添加的项目范围。
- 项目范围说明书描述要做和不要做的工作的详细程度，决定着项目管理团队控制整个项目范围的有效程度。对项目范围进行管理，又可以决定项目团队能否很好的规划、管理和控制项目的执行。详细的范围说明书或引用的文档通常包含以下内容：
- 项目目标，包括衡量项目成功的可量化标准。项目可能具有多种业务、成本、进度、技术和质量上的目标。项目目标还可以包括成本、进度和质量方面的具体目标。
- 产品范围描述，描述了项目承诺交付的产品、服务或结果的特征。这种需求在早期比较粗略，而在后期随着产品特征逐步细化会更加详细。
- 项目需求，描述了项目承诺交付物要满足合同、标准、规范或其他强制性文档所必须具备的条件或能力。项目干系人分析把干系人的要求、期望翻译成项目需求，并进行排序。
- 项目边界：项目边界严格定义了项目内容包括什么和不包括什么，以防有的项目干系人假定某些产品或服务是项目中的一部分。
- 项目的可交付成果：在某一过程、阶段或项目完成时，产出的任何独特并可核实的产品、成果或服务。可交付成果也包括各种辅助成功，如项目管理报告和文件。
- 项目的制约因素；
- 假设条件：与范围相关的假设条件，以及当这些条件不成立时对项目造成的影响。作为计划过程的一部分，项目团队要经常识别、记录和确认创设条件的有效性。在制定计划时，不需验证即可视为正确、真实或确定的因素就是假设。关于假设条件的信息可以列入项目范围说明书，也可以独立成册。
- 虽然项目章程和项目范围说明书的内容存在一定程度的重叠，但他们的详细程序完全不同。项目章程包含高层级的信息，而项目范围说明书则是对项目范围的详细概述。
- 项目范围需要在项目过程中渐进明细。
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