Excel到底有多厉害?

2018-02-24 15:47:50 浏览数 (1)

来自数据冰山,CDA以获作者授权转载

许多高级程序员瞧不上VBA。因为程序员是有鄙视链的:汇编 >C >C >Python >Java及C#及PHP(这三者相互撕) >VB >HTML。在这长长的鄙视链中,甚至都没有VBA的位置。

可是,Excel VBA是图灵完备的(谢谢 @Octolet 的精辟总结),所以被程序员用来耍酷的各类性感语言能实现的大部分功能,Excel VBA都能实现,而且往往是以更高效更快捷的方式,在这里不谈效率和优雅。而且考虑到大部分普通群众是没有编程环境的(各种依赖各种包,各种OS各种编译环境,还有IDE),然而使用VBA,只需要打开装机自带的Office,然后按下Alt F11就自动进入编程和执行环境;甚至可以更简单的通过录制宏来解决写程序的问题,只需要在简单的代码基础上修修补补就可以执行。再考虑到VBA和Office各软件的完美整合,所以在便捷性方面,VBA是无可比拟的。最后,Office VBA的分享性和移植性很强,任何测试通过的程序放到别的机器上也可轻易执行;而其他程序,哪怕是一段最简单的“Hello World”,也不一定。因此本文讨论各种通过Excel VBA能实现的各种炫酷功能(也会拓展到Office VBA),主要是为Professional Service以及各行各业不写程序但是又严重依赖于Office的职场人士服务的。

曾经有一个朋友和我说,“Excel根本不需要编程,像我这样的Excel大牛靠函数和自定义函数能解决所有的问题。”对于这样的评论,我想起自己小学时的一段经历。因为不能理解虚数i(i^2 = -1)的价值,问我爸i有卵用?我爸说,“等你长大了,遇到更多的问题,就知道i的价值。”

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自动打印

刚进职场的新人,只要爸爸不是李刚,基本都做过影帝影后(影=印,各种复印打印的体力劳动)。特别是咨询投行服务行业,在某次给客户的大汇报或者大忽悠会议之前,花数小时或者整晚来打印数个文件,并不是天方夜谭。而且这件事情是对着同样一堆不断修改的文件,会经常不断重复发生。我加入BCG的第一个项目,就是帮助某大型企业从上到下设计KPI体系并实施。从上到下涉及到几十个部门,大概有100多张的KPI表格需要完成,这些KPI表格分布在各个Excel文件里。我们4个咨询顾问的任务:

设定好KPI的基本格式,然后每个顾问负责几个部门,在Excel里不断修改KPI表格,打印出来后去各个当事人及其领导那里讨论并修改

每周把所有的Excel文件中的KPI表格归集在一起,按顺序分部门打印出来,并需要多份,找负责该项目的HR头儿汇报进度和情况

这里面有个费时费力的环节,每周需要在多个Excel文件中找出目标Worksheet,然后选定合适的区域作为输出的表格,按照一定的格式和一定的顺序,打印出这100多张表格。之前我们全是凭借人力,每周由一个Analyst把所有最新的Excel文件收集在一起,然后挨个打开文件选中合适的Worksheet,选中区域设置好格式进行打印。每进行一次,几乎耗费一两个小时,还不能保证不出错。

于是写下了我的第一个VBA程序,而且基本上是宏录制之后来改的,没有使用参考书及搜索引擎,全靠F1和自动提示,所以贴出来特别纪念一下。实现的功能就是将上述的人肉实现的功能全部自动化。按下一个妞,就慢慢等着打印机按顺序出结果吧。

后来这个程序的升级版是:调度多台打印机,进一步提高效率,以及将打印机卡纸造成队列错误的概率降到极小的范围内。

2

制作图表及GIF动画

图表制作是每个Office一族的必备任务,制得一手好表格,绝对是升职加薪和偷懒放风的利器。在回答(黄焖鸡米饭是怎么火起来的? – 何明科的回答),就利用Excel VBA做出数张炫酷的信息地图,利用VBA为每个省的图形涂色。

(涂色部分来自于网上的一段程序,制作GIF动画的是自己完成的)

同时,为了进一步增强炫酷结果,还利用VBA将这些连续变化的图表做成了GIF动画,可惜知乎不支持GIF的显示。

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制作复杂的分析图表

下图是研究各个车型之间的用户相互转换关系,因为要将一维的转化率向量,变成两维的矩阵,所以使用了如下的复杂公式。

同时为了用颜色的深浅来表示转化率的大小关系而便于比较,使用了VBA对下面的矩阵进行着色。当然有人肯定会说可以使用条件化格式,但是使用VBA保持了最高灵活度和效率。

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根据格式化信息,生成标准的word文件

这是帮朋友实现的一个项目,他们实验室是研究某类事故并对重大事故进行鉴定,最后发布word版的正式报告。之前的工作流程是在专业的软件中完成计算和仿真,最后按照正式报告八股文的行文,把各种关键信息填进去,最后写成word文件。写报告的过程枯燥而没有技术含量,但却要反复进行。通过下图的Word VBA,完成主要的交互界面并连接计算软件。在通过简单的交互获取主要信息后,在后台完成计算并将主要信息填写入八股文的word模版,最终完成报告,同时将结构化的信息存入Access数据库。

希望有机会和 @Raymond Wang 和 @金有元 等大律师合作,将Termsheet的书写及Termsheet到SPA及M&A等的法律文件书写工作彻底自动化。

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通过Excel管理分布的任务流

通过Excel管理分布的任务流,并将Excel表格输出到Powerpoint。

这是协助某国际大型汽车制造厂完成新品牌及其新款车型上市,面临车型即将断档的窘境,该新车型的上市非常关键,不能错失时间节点。然而,新车型上市涉及到无数分支:制造、产品、市场、渠道、营销、公关、财务等等,同时还要协调欧洲的两个总部以及中国的两个分部。这次咨询的核心任务就是项目管理,总控整个大项目的进度,并每周向中国区的CEO汇报进度并发掘出易出现问题的关键节点以调配资源。我们4个咨询顾问分配下去各自负责几个部门或者项目分支,和团队一起规划流程、画甘特图、确认里程碑及时间点、安排负责人等等。当每天回到办公室大家将进度汇总在一起的时候发现了挑战及难点,每条任务线并不是独立发展的,而是各条任务线交织在一起并互相影响。

某些核心人员在多个任务线出现。比如:负责预算的财务人员,几乎要出现在各条线中负责相关预算的审批环节

某些任务线的里程碑是其他任务线里程碑的必要条件而相互关联。比如:新车的下线时间影响发布会的时间,相关法规测试的通过又影响车辆的下线时间等等

当任务线增多以及任务线之间的交叉越发频繁的时候,汇总的任务将会几何级数增加,这就是我们在项目过程中遇到的问题。于是我利用Excel VBA完成了这个工作的自动化。主要实现的功能:

自动将4个顾问手中分散的Excel文件汇集在一起形成一个大的总表,如下图

各顾问手中的表格是按照部门维度来划分的,汇总后需要按照不同的维度来输出不同类型的表格,比如:按任务线输出表格、按责任人输出表格、所有延误任务的表格、所有需要资源重点投入任务的表格等等

在此基础之上,还要将上面提到的各种维度下的所有表格(大概有200多张),按要求格式粘贴到PPT中,每周提交给中国区的总部进行汇报和评估。密密麻麻的表格如下图。于是,我又写了一个程序将Excel中的表格输出到Powerpoint中,将一个秘书每次需要数小时才能完成的工作,简化成了一键发布,并可以在Excel中完成对PPT的更新。

这个项目的程序量不小,近似于写了一个迷你版的Microsoft Project来进行项目管理。

最后,下图中密密麻麻的PPT每周需要更新一次,每次都是快100张的工作量,然而基本上都是靠Excel来自动完成更新的。因为PPT的模版每次变化不大,我将这些模版记录下来,每周更新的时候只要根据Excel中最新的数据更改PPT中的数据即可。

6

根据结果倒推假设

一般的Financial Model都是根据重重假设计算最终结果。而在为某顶级手机品牌服务的过程中,我们却遭遇了逆向的尴尬。本来是根据地面销售人员的一定服务水平,计算所需要的销售人员数量;结果在项目过程中,总部已经确定好了销售人数的Head Count,转而要求我们根据HC确定服务水平。然而,服务水平不是一个单变量,是由零售店的覆盖率、销售拜访频率、拜访中的服务深度等多重因素来决定的,同时还可以根据一线至无线城市来变化。于是只好再次寄出Excel VBA法宝。先根据常规思路建立好Financial Model,得出HC的初步结果。然后写VBA程序,根据不同的情景、不同的优先级以及不同的权重来调节零售店的覆盖率、销售拜访频率、拜访中的服务深度等多因素,同时设定这几大因素的可接受范围,逐步逼近HC的预设值。

如果没有程序,以前基本是靠人工手动调节来凑结果,而且因为各种情景的不同,还需要多次调节。而通过程序,基本是自动完成,还可智能得设置优先级及权重,无需人工参与。

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海量下载Bloomberg数据并完成分析

通过Bloomberg的VBA API,海量下载数百只目标股票的tick data以及order book。

并根据实现构建好的数学模型,在后台完成计算,将上述的实时数据转化成每只股票实时的trading cost,实时展现在交易员最常用的Excel界面中,方便交易员评估当下的交易成本以便于优化交易策略。

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结 语

计算了一下,我在BCG做了三年咨询顾问,大概写了几万行VBA程序(都是自己手工输入的,没有复制拷贝和系统自动生成),每个项目一千至几千行程序不等。最后将Excel用成了中控界面,类似EMACS,在Excel可以随意操控全公司的打印机、Word、Powerpoint等等,自动完成各种任务以及数据更新和抓取。因为Excel的数据更结构化,所以将其作为中控平台,比Word和Powerpoint更有优势。

最后,这些程序中的一些公共模块,打包给了BCG Global IT,BCG给了我一个Sponsorship去Stanford GSB读书。程序的注释行里面有我几个好朋友、亲人及导师的名字,祝他们一生平安。

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