如何修炼靠谱的工作基本功(1): 沟通技巧

2022-06-02 09:05:09 浏览数 (1)

先讲结论

在日常邮件、笔记、与上司的沟通等,一切都贯彻“先讲结论原则”,能够清晰明了的讲清楚问题,在短时间内讲信息传达给对方。

遵循PREP模式是一种“先讲结论”的方法:

1. Point = 结论;

2. Reason = 依据;

3. Example = 具体事例;

4. Point = 重申结论后结束;

回答问题不用应付的回答,考虑5分钟,好好整理一下后再回答。

会议从结论进行逆向的推动:

1. 开会前准备好会议的议事日程,列举出论点,对最终应该得出何种结论的期望;

2. 会议中想要得出的结论?为此应该怎样安排?怎么确定步骤?

Talk straight直入主题 = 讲话不要拐弯抹角,要直率、简洁、明确

回答问题时,应该有条理,直截了当,不要拐弯抹角,找借口。

不找借口,坦率地回答“是”或“不是”。

明确为什么,才能了解问题的所在:

1. 通过回到“怎么回事”“为什么”,会让沟通顺利进行,潜在的问题也会显现出来;

2. 首先明确的回答是 Yes 还是 NO,接下来进行附加说明,回答对方的问题;

3. 坦率回答问题,明确目前状况;

遇到问题时,提出解决方案。

即使面对上司或客户,有错误时也要直接指出:

1. 即使对方是上司或客户,必要情况时难以开口的话也要直说;

2. 公司内部沟通时不要拐弯抹角;

用数据、事实说话

在无法撼动的“事实依据”中,要用数据说话。

将一些凭感觉想到的问题落实在“数据”上,变成清晰明确的“证据”,更容易人让人理解和信服。

数据才是新人的武器:

1. 毫无经验的新人职场的唯一武器就是数据;

2. 只有独一无二的,自己独立统计的数据才是有用的数据;

用户数据和逻辑说话

世界通用语言是逻辑和数据。

要提出一些全员都可以理解、接受的低语境规则或者标准,用数据和逻辑沟通交流。

从结论出发,明确坦率的讲话。

逻辑先行

新人要学会有逻辑的说话,通过情感或热情打动人的方法等真正熟悉了工作后再用也不迟。

只要说话有逻辑,上司就会认真倾听。

职场新手,不要考虑做诉诸感情的方案。

初出茅庐的年轻人吐过说话没有逻辑,连站在起跑线上的机会都没有。

让对方听懂

能让对方明确理解的说话技巧放在首位。

以对方“毫不知情”为前提,构建逻辑,组织语言:

1. 在说话之前,要厘清所表达内容的逻辑;

2. 事先尝试向对内容完全不理解的人解释说明自己的想法,看整体的流程是否容易被人理解,逻辑通畅;

3. 向没有背景知识的人说明,试着让他们理解;

4. 自以为是并没有益处。即使对自己来说是常识,也要以对方完全没有相关展示为前提,从零开始讲;

边说边揣摩对方的理解程度,不提出问题不代表完全理解,而且预示着不理解。

观察对方的动作,推测对方的理解程度, 边讲边观察对方的动作,如对方翻看资料的速度。

不理解的信号:

1. 自己开始讲下一页时,对方却在翻看这一页;

2. 对方不看向自己,而是看向别人;

3. 含糊地反馈自己“大致理解了”“大概听懂了”等;

配合对方的步调

传递信息的一方即使自认是“传递信息完毕”,如果对方没有理解、接收和认可的话,就不算成功,只有对方真正地理解并接收了信息,才称得上成功。

传递信心时要完全配合对方的步调,如对方做报告的说明顺序、报告流程。

终极信息传递法:

1. 完全按照对方的步调来;

2. 研究并效仿对方的用词、思维方式和表达习惯;

3. 文件要按照客户惯用的格式编写;

遵照对方用语,明确内部用语、外部用语,公司内部用语反映了公司独特的思维方式。

充分理解对方的期望值

在商务场合最重要的是什么。是获得别人的好评和依赖。

如何赢得下一次的合作机会。不断超越对方的预期值:

1. 不断地超越对方的期望值是商业的基础,商务合作其实是不断超越对方的期望值;不断超越顾客或消费者的期望值。

2. 别人没有要求的工作,即使费时间做了也不会受到客户和上司的好评,首先是正确理解对方真正想要看到什么。

3. 经常给出超越对方期望的结果, 充分了解对方的期望目标和期望程度,绝不偏离。不断给出超出对方期望值的成果。预测客户的期望,在最关键的地方给出超出客户期待的成果。

4. 不能满足对方的期望就不要轻易承诺,正确把握和理解对方期望的目标和程度,充分沟通,根据实际情况,可能需要对对方的期望进行适当的调整,请对方降低对自己的要求。有时候需要降低对方的期望值,对自身要求作出调整。

超越上司的期望

商业简单来说:

1. 不断超越对方的期望值。

2. 不断超越顾客和消费者的期望值。

3. 不断超越上司的期望值。

在报告、联络、商谈之前,先明确上司的明确指示。

让上司和下属对工作的目的和内容达成共识:

1. 这项工作的背景和目的。

2. 具体的工作成果目标。

3. 质量要求,在明确对方的期望基础上,拿出超出期待的成果;优先考虑时间,无论发生什么都要守时。

4. 优先顺序和紧急程度。

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