目 录
1 MM系统概述 ……………………………………………………………………………………… 3
1.1 介绍 ……………………………………………………………………………………………………………………. 3
1.2 MM系统 ………………………………………………………………………………………………………………. 3
1.3 物料需求计划 ………………………………………………………………………………………………………… 3
1.4 采购 ……………………………………………………………………………………………………………………. 4
1.5 库存管理 ……………………………………………………………………………………………………………… 4
1.6 收货 ……………………………………………………………………………………………………………………. 4
1.7 仓库管理 ……………………………………………………………………………………………………………… 4
1.8 发票确认 ……………………………………………………………………………………………………………… 4
1.9 后勤信息系统 ………………………………………………………………………………………………………… 4
1.10 标准系统 ……………………………………………………………………………………………………………. 5
1.11 客户化 ……………………………………………………………………………………………………………….. 5
1.12 实施指南 ……………………………………………………………………………………………………………. 5
1.13 R/3－数据模型 …………………………………………………………………………………………………….. 5
2 组织结构 ………………………………………………………………………………………….. 6
2.1 集团公司 ……………………………………………………………………………………………………………… 6
2.2 采购部门 ……………………………………………………………………………………………………………… 6
3 基础数据 ………………………………………………………………………………………….. 6
3.1 供应商 ………………………………………………………………………………………………………………… 7
3.2 物料 ……………………………………………………………………………………………………………………. 8
3.3 采购信息记录 ………………………………………………………………………………………………………. 10
3.4 物料清单 ……………………………………………………………………………………………………………. 11
3.5 分类 ………………………………………………………………………………………………………………….. 12
3.6 条件 ………………………………………………………………………………………………………………….. 13
4 物料需求计划 ……………………………………………………………………………………. 14
4.1 计划过程 ……………………………………………………………………………………………………………. 15
4.2 批量过程 ……………………………………………………………………………………………………………. 17
4.3 物料预测 ……………………………………………………………………………………………………………. 18
5 采购 ……………………………………………………………………………………………… 19
5.1 请购单 ……………………………………………………………………………………………………………….. 20
5.2 报价单申请（ RFQ）和报价单 …………………………………………………………………………………… 21
5.3 采购订单 ……………………………………………………………………………………………………………. 21
5.4 草案采购协议 ………………………………………………………………………………………………………. 22
5.5 货源 ………………………………………………………………………………………………………………….. 23
5.6 供货商评估 …………………………………………………………………………………………………………. 24
5.7 分析 ………………………………………………………………………………………………………………….. 25
5.8 报表 ………………………………………………………………………………………………………………….. 26
6 库存管理 ………………………………………………………………………………………… 27
6.1 采购订单的收货单 ………………………………………………………………………………………………… 28
6.2 预定 ………………………………………………………………………………………………………………….. 29
6.3 发货 ………………………………………………………………………………………………………………….. 30
6.4 传递过帐和库存调拨 ……………………………………………………………………………………………… 30
6.5 对生产订单的货物移动 …………………………………………………………………………………………… 31
6.6 质量检验 ……………………………………………………………………………………………………………. 31
6.7 批数据 ……………………………………………………………………………………………………………….. 31
6.8 特种库存 ……………………………………………………………………………………………………………. 32
6.9 盘点 ………………………………………………………………………………………………………………….. 32
7 物料估价 ………………………………………………………………………………………… 33
7.1 估价结构 ……………………………………………………………………………………………………………. 34
7.2 估价方法 ……………………………………………………………………………………………………………. 35
8 发票确认 ………………………………………………………………………………………… 38
8.1 输入发票 ……………………………………………………………………………………………………………. 39
8.2 税务 ………………………………………………………………………………………………………………….. 40
8.3 总值过帐和净值过帐 ……………………………………………………………………………………………… 40
8.4 其他功能 ……………………………………………………………………………………………………………. 41
8.5 冻结发票 ……………………………………………………………………………………………………………. 42
9 仓库管理 ………………………………………………………………………………………… 43
9.1 仓库结构 ……………………………………………………………………………………………………………. 44
9.2 转移需求 ……………………………………………………………………………………………………………. 45
9.3 划帐委托 ……………………………………………………………………………………………………………. 45
9.4 策略 ………………………………………………………………………………………………………………….. 47
9.5 盘点 ………………………………………………………………………………………………………………….. 48
9.6 存储单元管理 ………………………………………………………………………………………………………. 49
9.7 分散仓库管理 ………………………………………………………………………………………………………. 49
10 特殊功能 ……………………………………………………………………………………….. 50
10.1 代销物料 …………………………………………………………………………………………………………… 50
10.2 子合同 ……………………………………………………………………………………………………………… 51
10.3 实际库存转移 …………………………………………………………………………………………………….. 51
11 信息系统 ……………………………………………………………………………………….. 52
11.1 采购信息系统 …………………………………………………………………………………………………….. 52
11.2 库存控制 …………………………………………………………………………………………………………… 56
12 输出和打印 …………………………………………………………………………………….. 58
MM物料管理是 SAP R/3系统的一个模块。本手册介绍物料管理模块的概念、功能以及物料管理与其他模块的集成，介绍物料管理模块各部分的详细内容。
本手册适合下列人员：
□计划安装有效物料管理系统的企业决策者
□安装、实施系统人员
本手册分为下列章节：组织机构、主数据、 MRP、采购、库存管理、评估、发票确认和仓库管理，最后两章介绍一些特殊的业务处理和物料管理信息系统。
为了便于查看，本手册包括详细的内容列表以及关键问题解答。
附录中包括下列信息：
□物料管理的企业数据模型
□R/3价目表中的功能和各部分概览
□SAP术语
若需要进一步了解，请与 SAP公司或分公司联系。
1 MM系统概述
1.1介绍
由于拥有 R/3系统，SAP在标准软件系统市场中处于领先地位。由于使用先进的开发技术，SAP能够为业务的各个方面提供数据处理的解决方案。
由于使用了最新技术， R/3系统具有很强的功能。各个应用系统的高度集成保证了系统内和公司内数据的一致性（见图1－1）。
图 1－1 R/3系统
物料管理模块支持日常发生的业务处理功能和过程。几乎没有一个领域具有这样一个具有广泛应用范围和满足需求的标准软件包，这来自于特殊的工业需求、特殊的产品特点和公司策略。系统还具有与其他商业应用的接口。
1.2MM系统
MM系统（物料管理）的目的是满足下列各种处理，即物料需求计划、物料采购、库存管理、发票确认和物料估价。图 1－2为MM系统提供的全部功能。
图 1－2 MM系统：功能范围
SAP的各个部分是集成在一起的， MM系统与下列部分有接口：
□生产计划和控制
□仓库管理
1.3物料需求计划
通过使用采购和仓库 /库存系统，MM系统能够提供物料需求计划的基础数据。基于消耗的物料需求计划根据消耗数据生成基于再订货点原则或预测的采购建议，其他需求以采购申请的形式记录下来并分配给相应的采购人员。这个过程确定了合适的订单数量和适当的服务级别。
1.4采购
采购具有强大的功能，可以优化相关的处理过程，即从采购申请的生成到打印采购订单和长期采购协议。在采购过程中，可以根据现有的报价单生成订单，或首先发出报价单申请。在很大程度上，采购订单可以根据现有的数据自动生成，例如行项目可根据采购协议生成。此外，系统可为评价、选择供应商和监控与订单有关的活动提供相关信息。
系统为采购人员和物料计划人员提供库存数据、库存可用量（地点和时间）、供应商、采购订单历史、交货时间和未结订单数量。
1.5库存管理
这个单元包括实际库存处理，诸如收货、退货、计划内和计划外的库存取消、库存转移、保留和库存调整。通过这些数据实时录入，尽可能保证数据的即时更新和准确性。这是编制准确有效的物料计划和控制的先决条件。
1.6收货
在作收货处理时，所有相关数据是从采购订单中得到的。系统根据交货数量更新库存数量。库存价值的更新通过自动科目定义来实现。
1.7仓库管理
仓库管理能够定义并管理复杂的仓库机构，可以将仓库分为不同的物理或逻辑单元，例如高架区和存储区。可以随机的组织和管理，或按图示存储原则组织和管理。系统可利用已定义的策略提示用户货物应存放的区域，哪些区域的货物应取消，或货物应从哪些区域取出。
1.8发票确认
发票确认（发票匹配或发票取消）功能清晰地表明了系统集成的程度。发票确认需使用物料主数据、采购订单和收货的有关数据，在理想状态下，用户只需要输入对应采购订单项目的发票总额，根据预先定义的参数，所有过帐生效，生成应付帐。如果超出了预定的限额（例如数量、价格和交货期），则冻结对该发票的付款。
1.9后勤信息系统
后勤信息系统通过提供多种分析来支持日常和策略性的决策
1.10标准系统
MM模块覆盖了实际业务处理的共同需求，本模块的开发源于多种行业用户的经验和建议，该系统确实是国际性的。
使用 R/3系统不需要特殊的知识，由于系统采用图形界面，（GUI）并具有一定的逻辑结构，易于使用。用户可快速地掌握系统的操作方法。
1.11客户化
客户化功能可依据客户需求快速、可靠、经济地实施和扩展 SAP应用。客户化工具可使标准功能适应用户的要求，并满足不同公司和组织的特殊业务需求。
使用这个工具可完成全部的客户化任务，并用来记录项目实施过程中的有关文档。
1.12实施指南
SAP提供了所有模块的实施指南，这个在线的工具为用户完成项目提供了重要的信息，它包括已有功能的概况和变化，并提供了系统配置和标准系统设置的信息。
用户可在实施指南中直接查看配置功能，这个指南也可用于记录项目文档。
1.13R/3－数据模型
SAP企业数据模型从业务的角度描述 R/3系统的数据结构。它清晰地描述了应用软件的信息对象和它们应用的相互关系，使用户可以从业务的角度更清晰地了解R/3系统的集成性和各模块的相互联系。
利用数据模型提供的信息，可将企业业务与 R/3系统进行对照，最有效地使用R/3系统。
数据模型可回答下来问题：
企业的组织与哪些组织单元匹配？
哪些对象结构构成业务处理的基础？
数据模型的透明性使人们易于了解 R/3系统的功能。
R/3系统的优势是什么？
□功能
R/3系统能够满足某个公司或一组公司的全部业务处理的软件方案
□集成性
某个公司或一组公司内部所有工作流程通过数据和处理相联
□友好的用户界面
R/3的所有应用具有一致的图形用户界面
□独特的解决方案
系统控制的客户化过程使用户把预先准备的应用参数组合在一起构成满足独特需求的方案
2组织结构
SAP系统灵活的组织单元功能可以创建丰富的组织结构，组织单元的组合和集成构成公司的组织基础，其他模块与物料管理集成，例如分销和财务模块。 SAP系统中的不同应用可通过组织单元和连接，从而构成完整集成的公司结构。
2.1集团公司
集团公司是组织单元的最高层，例如它可以是由需要同样财务功能的下属结构构成的一个公司。一个集团公司具有同一个数据库，例如供应商地址是存放在集团公司级。
图 2－1 物料管理的组织单元
2.2采购部门
采购部门是一个组织单元，负责采购物料或服务，与供应商协商采购条件。采购部门负责为指定的工厂购买物料和服务，一个采购部门只能分配给一个公司代码。
采购组
采购部门可分为若干个采购组（采购员的分组），分别负责具体的业务。
公司代码
公司代码是在一个集团公司下的具有自己的资产负债表的合法独立单元，是财务的核心组织单元。
工厂
工厂是生产和计划的操作单元，它也可由简单的存储地点组成，是物料管理的核心单元。
存储地点
存储地点是由工厂中所有需统一管理的存储货位组成的。
SAP组织结构的优势是什么？
□具有灵活的组织单元，可构成复杂的公司结构
□具有多种视图的集团 /公司结构
3基础数据
物料管理的处理是基于不同类型数据进行的，包括供应商、物料和服务的基本数据。供应商数据包括地址、协议、交货条件和付款方式，物料或服务数据如描述、供应商编号和技术信息。这些基本数据存储在主记录中，系统进行业务处理时，在主记录中存取数据。
“采购信息记录”也记录采购基本信息，它记录供应商、物料及服务间的联系，系统用条件代表价格、附加费、折扣和交货费用。
物料清单是基本数据的另一形式，生产计划、采购、分销和物料取消处理可使用这些数据。
数据输入工具
可参照系统中已有的主记录创建其他相关的主记录。
历史
所有对主记录的修改会在系统中留下痕迹，可以查看改变主记录的用户和时间。
文字描述
任何主记录可记录下若干种语言的文字描述，还可使用标准描述的组合。系统自动把主记录中的文字描述拷贝到后继的文档中，这个过程由一组可更改的规则来决定。
匹配码
查询某条主记录时，可使用编码或搜索值，称为“匹配”，例如供应商名称可查询供应商代码，通过物料描述可查询物料代码。
3.1供应商
供应商记录用于物料管理（采购中发出 RFQs，处理报价单和订货）和财务管理（输入、确认发票和付款），即可满足这两个应用的需求和相互联系，又不会造成数据（用）余。所有有关某个供应商的数据记录在一个供应商记录中，每条记录由唯一编号识别，系统处理业务时可存取供应商主记录。
一次性供应商
不必为每个单独的供应商建立一个主记录，可为一次性供应商建立主记录，如果与供应商不会再发生业务联系，可使用这样的主记录。
用户部门
采购部门和财务部门均可使用供应商数据，供应商的所有数据都具有供应商编号和不同的视图，例如采购和财务数据各为一个视图。
结构
供应商主记录的结构反映公司的组织结构，例如采购数据是在采购部门级维护的。
□基本数据包括详细地址和供应商的通讯地址信息等
□采购数据包括有关定价和交货的信息，使每个采购部门可按自己的采购策略进行采购
□财务数据是在公司级管理的，包括供应商向银行的详细信息和与付款有关的信息
在采购和发票确认中，加上“供应商”具有多种角色，这个词可用于提供货物的实际供应商，也可用于同属于一个集团下的另一个公司。“供应商”的不同角色――实际供应商、开具发票方、总公司或付款方，可在物料管理模块重新生成。
图 3－1 供应商主记录结构
科目组
具有相同类型的主记录可组成科目组，例如，一次性供应商具有一个科目组，用来决定这一特殊类型供应商的处理，类似地，对银行、总部等存在供应商科目组。
科目组具有下列控制功能：
□根据不同的功能，供应商主记录具有不同的域，可以覆盖某个科目不需要的域，例如，若主要关心供应商的货物，则银行数据无关紧要，这些数据可以不必录入。
□供应商主数据的编号与科目组有关，某个科目组具有一套独立的编码范围，这样可使用编码唯一地识别不同的供应商主记录
维护
可集中或分散地维护供应商主数据，例如在不同部分维护相应数据，可创建、修改和查询供应商主记录。
供应商是物料或服务采购的来源
SAP系统中供应商的特点是什么？
□物料管理和财务管理的基础数据
□集中和分散式的维护功能
□与部门相关的不同视图
3.2物料
集中数据基础
集中的数据描述对物料和生产计划系统的集成至关重要，有关××编号、描述的规则等用于所有的的成品、半成品和原材料。
许多不同的部门，如采购和物料需求计划部门，可存取集中的物料数据。换句话说，所有部门都管理物料数据，担不会造成数据（用）余。
数据结构
SAP R/3系统允许用户根据自己的公用结构建立组织结构，在物料主数据方面，系统很灵活，可把数据指定到不同的组织层次上。下面是一些典型的组织原则：
□的在这个公司级上维护统一数据，例如物料编码、多种语言描述、分类数据。
□在工厂级上维护物料需求计划和采购数据
□在存储地点维护库存数据
图 3－2 物料主记录的数据结构
物料编码
物料编码用来唯一地识别有关物料主记录，用户可在物料管理客户化修改中设置长度并记录物料编码的模式。
R/3系统灵活的组织结构在物料主记录的数据结构中是很明确的。
用户编码
由于公司中的不同部门需要同一物料的不同信息，物料主记录中的数据按用户的部门来分别存储（例如，采购或物料需求计划部门）。
处理选择的记录
系统允许用户选择尚未被××部门维护的物料
物料主记录的信息按用户部门分开
物料类型
按照物料在公司的不同用途，将物料分为不同类型。，例如，可将物料分为原材料、半成品、成品、服务。贸易型货物或内部、外部拥有的空容器等各种类型。
物料类型的控制功能
物料类型具有下列控制功能：
□定义哪个部门可维护物料数据
□定义采购类型
□是自动过帐定义的一个因素，财务参照物料类型确定库存科目
□在相关的工厂中定义库存管理类型，例如，可通过物料类型定义更新哪些数据，但价值不变
通常将物料类型预定义在系统中，然而用户仍可加入自己公司特有的定义。用物料类型将物料按在公司中的用途分类，具有一定的控制功能。
工业标识
为物料指定工业标识，可考虑特定工业的因素。
计量单位
替代计量单位
库存按物料的基本计量单位管理，特殊的部门或功能（例如采购、销售或发货）可使用替代的计量单位，每种物料可分别定义从基本计量单位的转换系数。
图 3－3 计量单位
在 SAP R/3系统中，计量单位时集中管理的，此外各种不同的操作都各自相应的计量单位（例如订单单位）。
批次管理和特殊库存
物料的库存管理是在存贮地点基础上进行的，也可进一步分为特殊库存和 /或批次管理。
批次管理
批次由一定数量的物料构成的，可将相同物料分开管理（例如，生产批次和发货批次），通过批次号和特性识别。
特殊库存
下列类型的库存可定义为特殊库存：
□供应商特殊库存（供应商的委托库存）
□客户特殊库存（客户使用的空容器）
□特殊意义的库存（为订单生产情况下客户订单库存）
物料库存可分为特殊库存和批次管理的库存
处理
维护
可集中或分部门维护物料记录。
历史
对主记录的更新记录在历史中。
存取权限
某些权限级别限制无权存取主数据，可为每个公司和操作设置权限（建立、改变、显示），或按部门和操作设置存取权限。
用户可使用集中维护和分散维护，系统可记录所有更新操作。
SAP R/3系统的物料属性是什么？
□灵活的数据结构
□与部门和组织结构相关的数据存储
□替代计量单位
□批次的定义
□特殊库存的管理
3.3采购信息记录
采购信息记录是为采购提供货源信息。它说明供应商与物料或服务的关系，并且帮助采购人员确定供应商提供货物情况。
信息记录：环境
用户使用采购信息记录可以得到下列附加信息：
□当前和未来的价格和条件
□最新一次的采购订单的编号
□物料的描述，即在采购订单中的描述
□某种物料的订单统计（例如，到目前为止在某个供应商订购物料的总数）
□不同供应商提供物料价格的历史情况
□供应商的评估系统
订单处理的集中控制
使用采购信息系统，可集中地定义物料和供应商的重要数据，例如价格。创建采购订单时，系统会检查是否存在相关的信息记录，如果存在，则把有关数据从信息记录拷贝到新的采购订单。
信息记录类型
系统有两种采购信息记录：
□具有物料主记录，建立具有主记录的物料与具有主记录的供应商的联系
□没有物料主记录，建立没有主建立的物料与具有主记录的供应商的联系
在这种情况下，与一种或多种物料相关的信息记录属于一个物料组（例如钢料），这表明物料主记录不是信息记录的必要条件。
信息记录的结构
信息记录分为通用数据和组织数据。通用数据用于信息记录的所有组织级别上（例如订单单位），组织数据用于各个采购部门或工厂。
这种结构允许不同的采购部门维护不同的条件。
信息记录的建立
可手工或自动（即通过系统）维护采购信息记录，在自动维护时，输入一个报价单、采购订单或长期采购协议时（见图 3－4），生成或改变采购信息记录
图 3－4 建立和更新信息记录
净价仿真
采购人员可使用采购信息记录对比不同的供应商对某个物料或某组物料提供的价格和条件，还可得到供应商提供的所有物料的价格概况。净价仿真功能可作假定价格情况分析。
进一步讲，采购人员可仿真与任何订单数量和订单数据有关的供应商的净价，根据数量和日期，系统确定提供最佳价格的供应商。
在生成仿真价格时，净价仿真功能可考虑任何附带的交货费用和现金折扣（立即付款），也可考虑任何基于价格 /数量和条件的有效期内的价格变化。
采购信息记录说明有关物料－供应商关系的重要信息。
采购信息记录的功能是什么？
□说明供应商－物料的关系
□实现货源分析
□价格仿真
3.4物料清单
物料清单描述成品的构成，是许多应用的基础，例如生产计划和控制、物料需求计划和成本管理。物料清单还可用于采购和库存管理。
产品与装配对应，装配包括一个或多个零件，一个零件也可以是一个装配。因此， SAP R/3系统中用一个结构代表一个产品，这个结构是以单级物料清单为基础的，这样可避免数据宂余，因为可以再生成其他形式。例如多级物料清单（显示产品结构），或综合物料清单（显示产品消耗的物料数量）。
图 3－5 多级物料清单
下列是物料清单应用的例子（物料清单展开）
□建立子订单－自动显示提供的物料项目
□保留量的快速录入－自动编辑保留项目
□物料发出－自动编辑发出项目
物料清单详细功能介绍参见生产计划手册
3.5分类
分类系统不属于特别的应用，可用它将任何主数据记录进行分类。例如，可将物料、工艺、文档以及客户、供应商和批次进行分类。
物料
在物料管理系统中，分类功能帮助设计工程师找到相似的零件，减少零件使用的范围并使物料宂余最小，因此，物料的分类可帮助减少库存和管理负荷。
类别和特征
类别
在某一级或多层结构上定义类别，可为每个类别设置搜索码，这样易于查找。
图 3－6 类别结构
特征
用特征描述可分类的对象，这是用户定义的，可为类别指定若干个特征，如果在一个结构中使用了类别，特征及特征值会传递到下层的类别，指定用户定义的形式和特征值的范围使分类过程比较简单。
多语言功能
特征的描述和特征值可用多中语言维护，此后可用任何一种已定义的语言查找对象。
主记录包括用于分类的全部描述信息，用户可在主记录中将某个域定义为特征，在做对象分类时可以从主记录中拷贝。
DIN数据
分类系统允许用户从外部存贮介质拷贝 DIN4001形式的数据，系统自动产生需要的类别和特征。
分类
用户可以通过维护主记录或使用分类功能将对象分类，系统以某类别的特征为基础自动生成一个屏幕，可在此屏幕输入特征值。
多种分类
在作对象分类时，可将它分配给一个或多个类别。
在类别中查找对象
查询类别
将对象分类进行分类的目的就是使用户能迅速找到它，此过程需要分两步完成。首先要找到对象所分配的类别，可通过类别名称、搜索字、图形显示类别结构或匹配码来查找类别。
特征查询
一旦找到了类别，可用特征值查找对象。可按特定的值或一定范围的值进行查找。为了便于查询，可为特定的部门定义特征集，这意味着用户只能看到并指定与他所在部门有关的特征值。
报告
系统具有整套的报告功能，用户可系统地分析分类数据。
分类处理的目的是什么？
分类系统可帮助用户建立大量对象的结构，如物料、图纸等。
3.6条件
在 SAP系统中，“条件”这个词与价格、附加费和折扣相关。利用“条件技术”，采购具有灵活的价格处理方法不但可以处理简单的价格构成，而且可以处理更加复杂的有关因素。
可以在不同层次上定义条件，实际中最常用的的层次定义在物料管理标准版本中，可以确定价格、折扣和附加费（见图 3－7），可以记录某个供应商的一种或多种物料的条件。
图 3－7 条件
预先定义在标准系统中的“条件”包括折扣和附加费用（百分比或绝对值）、发货费用、现金折扣（立即付款）和税。标准系统易于扩展，可以满足特殊的价格确定需求。
价格确定
按照用户定义的过程，条件是按一定的顺序使用的，价格确定（有时简称为“计价”）意味着自动计算物料采购价格、折扣和附加费。在输入采购文档时，系统以此给出缺省值，允许用户手工修改和增加。
不同的供应商或采购部门可以有不同的定价过程，例如，可按一个公司下的不同采购部门或集团公司定义各自的采购价格。
主条件
主条件是主导采购订单的条件，即价格确定是以主条件为基础来执行的。例如，信息记录中的条件就是用于供应商的所有物料采购订单的主条件，主条件还存贮于合同中。
然而，主条件还依赖不同准则的组合，例如：
□采购部门
□某个供应商或发票方（如果发票方与实际供货方不同）
□与项目相关的准则，如物料、物料组、工厂或物料类型
□某个合同项目
主记录的集中维护
可集中维护主条件，而不必逐个修改供应商的采购信息记录或合同中条件，使用这个功能可以迅速地检查供应商的价格策略，修改价格和折扣率。
用户可定义供应商通用的折扣和附加费，例如，若供应商为全部采购订单给定一个百分比绝对值的折扣，就可定义一个通用的折扣。
有效期间
条件在一定期间内有效，例如可以定义一个供应商在某年内的条件。
可提前定义条件，即可马上存入供应商在明年的价格表，一旦有效期开始，新价格、折扣和附加费都会自动地用于确定采购价格。
上限和下限
对于每个条件，可定义是否可作手工修改，价格、折扣和附加费的修改限度，可用百分比和绝对值定义。
4 物料需求计划
由于具有准确的和最新的库存数据以及最新的订单数据，物料管理系统是用户编制物料需求计划的基础。
净改变计划
物料需求计划的主要功能是监控库存，特别是可以自动地为采购部门生成采购订单建议，这可由不同的需求计划方法实现。
通常情况下，每日结束前用净改变方法编制物料需求计划，即只为库存和需求发生改变的物料编制计划。较短的运行时间使物料需求计划编制人员以较短的间隔重复净改变计划过程，甚至可以通过预先定义一个计划展望期来缩短运行时间，这意味着物料需求计划总可以得到当前的结果，系统可自动生成有关重要零件和异常情况的信息，即可将物料需求计划人员从日常监控过程中解脱出来。
处理过程
在计划运行过程中，系统执行如下：
□净需求计算
□批量计算
□排序
□生成采购订单建议
□生成异常信息
物料需求计划控制人员可通过交互式方法对系统自动生成的物料需求计划进行调整
，并可以在线的对某种物料重新单独编制计划。
工厂级计划
通常在工厂级执行物料需求计划，系统编制计划时考虑所有库存可用量。
存储地点物料需求计划
用户在工厂级编制物料需求计划时，不必单独考虑各个存储地点的库存，可在存储地点级分别编制库存计划，已在个存储地点计划的库存不包含在工厂级的计划中。
基于消耗的计划
基于消耗的计划是简单易于使用的的计划过程，用于编制公司中非生产零件的计划，也可用于编制生产工厂中的 B类和C类部件或生产工具的计划
物料需求计划
物料管理系统中“不作物料清单展开的物料需求计划”具有特定的功能，与基于消耗的物料需求计划相对应，这项功能基于已有的销售订单和物料保留量。
用户可为每个工厂的每个零件定义物料需求计划过程，物料也可被定义为不参加自动需求计划生成过程。
采购订单建议
系统在按物料的采购类型编制计划对自动生成采购订单建议类型，对于自制的物料，自动生成生产订单；对于外购的物料，可按 MRP编制人员选择的条件生成计划订单、采购申请或交货计划。
物料需求计划的基本核心功能是什么？
物料需求计划通过净改变计划过程确定物料需求数量，并生成可进一步处理的采购订单建议。系统可基于消耗或按 MRP编制物料计划。
4.1计划过程
基于消耗的计划过程包括：
□订货点计划
□基于预测的计划
订货点计划
在作订货点计划时，系统比较库存可用量和订单点，如果可用库存低于订货点，则生成采购订点建议。然而，如果采购部门已经为这个需求数量创建了采购订单，系统则不再创建采购订点建议。
订货点
订货点是将补充提前期中的安全库存与物料的预计平均消耗之和，在确定订货点时，必须考虑安全库存，历史上的消耗量或未来需求量以及补充提前期。
安全库存
安全库存的确定需考虑满足在补充提前期的物料超量消耗和可能由于交货拖期造成的额外需求，以及供应商交货 /生产的时间性。
图 4－1 订货点计划
手工 /自动订货点计划
订货点和安全库存是订货点计划的关键控制参数，这些参数可由系统自动确定或由物料需求计划人员手工确定。
自动生成订货点计划的优点是根据当前消耗和交货情况自动调整客户点和安全库存，这对保持低库存具有很大意义。
库存管理不断监视订货点交货中库存可用量，每当从库存中取走物料时，系统会检查是否导致库存低于订货点，如果是这样，则为 MRP文件输入一条记录，用于下一次的计划编制。
订货点计划是系统用于对比库存可用量与订货点的过程，当可用库存低于订货点时，系统生成采购订单建议。
基于预测的计划
物料消耗是基于预测的计划过程的核心，象在自动订货点计划中一样，集成预测方法用于确定未来需求的预测值，订货点过程与基于预测的计划过程的主要不同点是，预测值将用于基于预测的计划。
MRP计划人员周期性地执行预测计算，可自动计算需求。用于不断地满足当前的消耗情况，如果物料已在当前期间消耗，则在预测量中减去此消耗量，这样就保证了数据的准确性，因为已经消耗的预测数量应不再参加下次编制计划过程。
MRP计划人员可说明预测的期间（日、周、月或过程期间）和每种物料执行预测的周期数。如果选择的期间太长，为了计划的准确性，可将预测需求量按更小的期间分开。此外， MRP计划人员还可定义计划运行时考虑的预测期间个数。
基于预测的计划以历史数据为基础计算未来需求值
净需求计算
预测数量用于计划运行时计算净需求。在计算过程中，检查每个期间的预测需求，同时考虑库存可用量和采购的计划接收量，如果现存的计划接收量不能满足预测需求，则生成采购订点建议。
净需求计算保证了计划接收量满足预测需求。
不作物料清单展开的 MRP
在不做物料清单展开的 MRP中，销售订单和物料保留量直接参加计划运行，如果不满足需求，即如果存在物料短缺，则生成采购订单建议。
SAP R/3系统支持哪些基于消耗的计划过程？
□订货点计划
□基于预测的计划
4.2批量过程
物料需求计划的目的是在编制计划时，如果发现物料短缺，就生成采购订单建议，订单建议的批量是由 MRP计划人员在物料主记录中输入的数据来决定的。
SAP标准系统支持绝大多数的批量过程，用户特殊的公式也可以比较简单地集成到系统中。 R/3系统中决定批量的过程分为三组方式：静态、准确性的和优化的方式。
静态批量过程
在静态批量过程中，批量按物料主记录中说明的数量计算，可按三种不同的准则计算：
□直接批量
□固定批量
□最大批量
周期批量过程
在周期批量过程中，将一个或几个周期的需求数量集中在一起过程一个批量。 SAP系统支持不同的期间，用户可定义集中在一起生成一个采购订单建议的周期个数，可选择：
□日批量
□周批量
□月批量
□期间长度灵活的批量（基于财务期间）
□根据计划日历确定的批量（自由定义的期间）
优化批量过程
在优化批量过程中，若干个期间的需求数量构成一个批量，然后在独立批量费用和存贮费用之间定义一个优化费用率。不同的优化构成的唯一区别是费用准则不同。 SAP支持下列过程：
□部分周期平衡
□最少单位成本过程
□动态批量建立
□Groff重订货过程
用户还可使用物料主数据中的附加限制将需求数量构成一个批量：
□输入限额（最小批量和最大批量），在计算批量时考虑这些限额，这意味着系统自动构成的批量应在最小批量和最大批量之间
□输入取整值，这意味着说明批量的结果是为了满足多种订单单位（例如，若按包装单位调整批量，确定进位还是舍位）
额度安排
如果存在关于某种物料的货源记录，例如某些供货商或交货进度安排，用户可对确定的期间定义额度安排，在计划运行时会考虑额度安排。
物料需求计划结果
物料的计划编制结果以 MRP清单和库存/需求清单形式列出，用户可用6种格式的任一种显示清单（日、周、月、按财务期间、计划日历、灵活周期），并可用交互式方法改变这些设置。
MRP清单
计划运行完成后， MRP清单显示库存/需求情况，为MRP控制人员提供工作基础。计划可以打印出来，也可在线查询。MRP控制人员可按不同的参数选择感兴趣的MRP清单。
库存 /需求清单
这个清单的结构与 MRP清单相对应，但可显示最新的库存/需求概况，以及所有与MRP相应的活动，例如收货或发货都可立即查询。这就是说MRP控制人员可以立即获取当前物料可用性的情况。
运行计划时系统生成异常信息，这能帮助 MRP控制人员即时了解需要引起注意的异常信息。异常信息与下列情况有关：
□进度拖期
□重新安排和取消
□库存降到安全库存以下
可将异常信息归集为不同的异常信息组，因此可以根据一种或多种异常信息组来显示 MRP清单。
MRP清单存贮 MRP结果，可显示未来库存/需求情况，在库存/需求清单中可查询当前的变化。
MRP是如何处理订单数量的？
□一旦发现短缺，马上生成采购订单建议
□按照物料主记录说明的批量过程，系统确定采购订单建议的批量
4.3物料预测
预测是使用不同数据模型的历史数据确定未来数值的过程，在基于消耗的计划中，预测用于：
□决定需求
□确定用于计算安全库存和订货点的基础数据
总之，所有物料都是按批处理方式进行预测，然而也可以在线地为个别物料进行预测。
历史数据提供预测的基础，因此预测的准确性依赖于历史数据的广度和数量。在对系列消耗量的分析中，通常可以发现某些形式，从而得出不同的预测模型（图 4－2）。
常数模型
如果在一个相当长的期间内，消耗量始终保持与平均值差异很小，则使用常数模型，也可能偶尔发生波动。
图 4－2 常数模型
趋势模型
如果在相当长的期间内消耗量以常量上升或下降，则使用趋势模型。也可能偶尔发生波动。
图 4－3 趋势模型
季节模型
如果消耗量随时间变化很大，在平均值上下周期性波动，则使用季节性预测模型。
图 4－4 季节性模型
季节性趋势模型
季节性趋势消耗模型的特点是随季节变化的偏差和增长或下降的平均值。
模型选择和模型监控
在首次执行预测前，必须先进行历史数据分析以建立适合的模型。预测模型可由用户说明或系统在初始化时自动选定，系统在后续的预测中会不断地监控所选择的模型，保证模型有效。
再处理
在预测每次的运行过程中，系统通过提供异常信息，向用户提示异常情况。例如，模型监控的问题。这些异常信息可用于以后对预测结果的再处理。
预测的主要目的是什么？
□用不同的预测模型确定未来需求数量
□不断地监控安全库存和订货点
5 采购
使用 SAP系统是优化采购功能的一个主要步骤。从输入请购单到生成采购订单的所有例行工作可以自动进行，不需要很多人工干预。使用人员只需要在意外情况下干预。
由于采购、库存和其他部门对已有的数据权限相同，所以生成和处理采购订单的工作量很小。
所有文档可参照系统中已有的相关数据产生，极大地简化了处理过程，同时可以防止数据输入过程中产生错误。
图 5－1 采购流程
如图 5－1所示，物料、服务需求在使用部门内或通过物料需求计划确定。
货源可由系统确定或人工输入，如果没有合适的货源，可以通过 RFQ处理功能寻求行情报价以选择合适的供货商。
在很大程度上，采购订单可以由相关的请购单或其他以前的文档自动生成。
快速视图列表可以很容易地检查采购订单的状态。
收货处理和发票确认功能可参照采购订单完成。
有关采购有下列文档
□请购单
□报价单申请（ RFQ）
□报价单
□采购订单
□合同
□发货计划协议
文档结构
采购文档分为两个区：标题区和项目区。每份文档有一个标题区和一个或几个项目区（见图 5－2）。
图 5－2 采购文档结构
文档标题包括与整个文档有关的信息，而项目与物料或服务有关。在采购订单中，标题包括文档号码、与供货商有关的数据，而各个项目说明物料和订购数量。
5.1请购单
请购单是给采购部门的申请或指示，以在规定日期内获得一定数量的物料或服务。
图 5－3 请购单处理过程
请购单由请购部门手工输入（使用参考文档）或使用物料需求计划自动生成（见图 5－3）。
自动货源分配
如果系统中有所需物料的货源，系统可以自动找出货源并给请购单分配一个合适的货源。因为货源已知，已分配的请购单可以快速处理。 SAP系统把下列情况作为“货源”：
□固定供货商
□草案（长期）采购协议
□采购信息记录
请购单的下达
请购单可以按下达方式下达（批准）以便订货，即在发出采购订单前必须下达请购单。如果请购单通过了所有下达环节，就可以成为采购订单。“下达点”是负责批准请购单的个人、部门或其他组织结构。生成请购单时根据一定条件（请购金额、所需物料的物料组等）自动分配下达方式。
分配和处理
采购员可以生成他们自己负责处理的请购单清单，下一步是选择期望的货源、生成相应的采购订单、下达采购订单或供货商协议。
请购单的主要功能：
□确定物料和服务的数量、日期
□作为进一步处理的基础：批准程序、货源确定、发放采购订单。
5.2报价单申请（RFQ）和报价单
通过向供应商发出报价单申请，由供货商提供报价单。报价单包括供货商提供的特定物料和服务的价格、条件以及附加信息。
报价单申请可由请购单生成或手工输入，传送给若干个供货商。报价单的数据输入到系统中存储的各个报价单申请中。报价单申请和报价单组成一个单元。
图 5－4 报价单申请和报价单的处理
采购员可以使用价格比较清单对报价单的价格和条件进行对比分析，以确定最优惠的报价单，数据可自动存储在采购信息记录中，同时可以生成对报价不满意的供货商的回绝信。
报价单申请和报价单的主要特点：
□用户使用相关功能可以直接由请购单生成报价单申请
□供货商的报价单数据输入到报价单申请中
□报价单作为生成价格准则的基础
5.3采购订单
在采购订单处理阶段，采购员的目的是用最少的时间和工作处理采购订单。因此，一般使用系统中已有的数据生成采购订单。除减轻数据输入的工作量外， SAP系统的有关功能还可以尽量减少发生错误的可能性，以保证数据的一致性。
参考
生成采购订单时，采购人员可以参考请购单，从一个清单中选择请购单并从中生成采购订单的项目，也可以参考现有的采购订单。
如果存在所需物料的合同（长期采购协议），采购员可以参考合同的项目生成下达订单。在下达订单中，只需输入订货数量和发货日期，其他细节如文本、价格、条件可从原合同中拷贝。下图为可用于生成采购订单的参考文档。
图 5－5 使用参考方法生成采购订单
采购信息记录
采购信息记录建立供货商与物料或服务之间的联系，包括诸如供货商对某种物料的报价和条件，这是采购的重要信息源。
系统在生成采购订单时可以更新采购信息记录。当生成采购订单的项目时，数据（如有效条件）从信息记录拷贝，只需要输入物料号、订货数量和交货日期。
采购订单的生成
采购订单可以从采购人员处理过的请购单清单中自动生成，同样也可以生成报价单申请和交货进度。
图 5－6 采购订单：项目一览
快捷输入
上图的项目包含了生成文档项目所需的最重要的数据，包括物料号、订货数量和价格、工厂和仓库地点。用户可以在一屏上很快捷地输入许多项目。
生成采购订单：选项
生成采购订单时，采购人员可以使用一些选项（见图 5－7）
□供货商已知：当已知从哪个供货商采购物料时使用此程序
□供货商未知：当不知从哪个供货商采购物料时使用此程序。输入采购的物料项目后，系统找出并建议可能的供货商，将采购订单的项目分配给选定的供货商，然后可生成采购订单。
□查询已分配的请购单：采购人员可以使用此程序列出所有已分配了货源的请购单，可从此清单中生成采购订单。
科目设置
科目设置指为了使收到订购的货物时系统能自动过帐所定义的数据。当进入科目设置时，系统进行内部检查并且建议帐户号。
多科目设置
采购订单项目可能需要输入多个科目设置，例如需要给不同的成本单位如成本中心或项目分配成本，采购金额可用百分比或数量基数的形式分配给不同的成本单位（如成本中心 1占10％，成本中心2占20％等）。
科目设置也可在请购单或合同中指定，然后自动拷贝到使用此类参考文档生成的采购订单中。
SAP订单处理功能的优点：
□参考文档和快捷输入功能使采购处理更加有效
□自动货源确定功能
□在采购订单项目中，科目设置可手工输入或由系统指定
5.4草案采购协议
草案协议是指与某一供货商签订的长期采购协议，供应商按某些特定条件提供物料或服务，要求在一定时间内提供一定数量或一定金额的货物或服务。交货或提供服务的日期在另外某个过程说明（通过发出的订货单或基本协议的交货日期附件）。在 SAP系统中有两种草案协议：合同和计划协议。
图 5－8 草案采购协议的类型
合同
合同可以使用两种基本形式：金额合同和数量合同。（注意在文字和实际中这种概念有多种说法，如“一览子订单”、“一览子合同”、“主协议╲合同等）
金额合同
在金额合同中，按总金额采购货物或服务
数量合同
数量合同中，按总数量采购货物或服务
计划协议
计划协议是一种供货商和用户之间的长期采购协议，其中包括对协议中每个项目所说明的交货进度的后续生成和定期更新。协议说明在协议有效期内的交货总数。
交货计划（供货商计划）
当采购按照计划协议进行时，用户不需要给供货商发出另外的采购订单，而是提供定期更新的交货进度。交货进度的每一行都表示一种交货方式，说明交货的数量、日期，如果是 JIT交货，则为交货的时间。这些行相当于采购订单，根据交货进度行是否在确认、交换或计划区内来说明采购订单已确认、部分确认或计划。
以计划协议为基础的采购方式的优点：
□缩短处理时间，减少文件处理，交货进度可以代替大量的采购订单
□做到无库存或接近无库存采购，因为说明精确交货时间功能使订货能以 JIT原则交付。
□缩短供货商发送每批货物的准备时间。供货商不必一次备齐总的订货数量，可以在一定时期内根据计划逐批发送，使供货商能更好地计划货源。
草案采购协议的特点：
□长期供货协议以规定条件为基础
□明确在规定时期内的采购数量或采购金额
□明确草案采购协议是金额或数量合同还是交货进度协议
□以采购订单或交货进度形式提供服务或物料时为特殊结构
5.5货源
货源是指选择采购物料，可以是内部货源如同一公司内部的工厂，或者是外部货源如供货商。
采购时能使用“货源清单”和“份额排列”来掌握内部和外部货源。货源清单记录和份额排列用于确定货源，即由谁提供物料。
货源清单
货源清单使采购者能管理货源。货源清单包括某一时期内某种物料优先、可行或不可行的货源。每个货源由货源清单中的一个货源记录说明。
货源清单给用户下列选项：
□把某一货源定义为“固定货源”（认为相应货源在某一时期内优先）
□限制某种货源
□确定“有效”货源（那些在某一时间点优先的货源）
下图表示如何维护货源清单
图 5－9 货源清单记录的维护
当货源清单变化很大或有新条目时，建议手工维护货源清单记录。增加新条目时可以参考现有的货源记录。
当生成或改变一个草案采购协议时也可以维护货源记录，此时，协议中的项目拷贝到货源清单中。
也可以从采购信息记录维护货源清单。当生成或修改采购信息记录时可以把供货商加入到货源清单。
系统可以自动生成某种物料的货源清单，此时，系统给定义为某种物料的每个信息记录生成一个货源清单，或给定购了某种物料的每个草案协议项目生成一个货源清单。
货源清单综合了基于时间的货源分配功能
份额排列
如果一种物料在不同货源采购，那么每个货源都会分配一定的份额，表示某种物料在某个货源采购的份额。如果存在针对某种物料的份额排列，在确定货源时会作考虑。
份额排列针对某一时期建立。对每种货源，份额排列在相应时期内生成。
份额排列允许基于时间把采购需求分配给不同的货源
采购时可以使用的货源管理功能：
□内部货源（同一公司内的工厂）和外部货源（供货商）管理
□货源清单，基于时间的货源确定
□份额排列，把需求分配给不同货源
5.6供货商评估
供应商评估功能能尽量优化采购操作，能简化选择货源过程、不断跟踪和考察现有的供应关系。
使用供应商评估系统能保证更大的客观性，因为所有供货商以同一标准评估并由系统评分，尽量减少个人的主观印象影响。
评分系统
分值为 1到100分。供货商的表现用4个主要标准度量
全面的评分使采购人员了解供货商的表现并给供货商一个全面评价。
主要评估标准
标准系统中的主要评估标准为：
□价格
□质量
□交货
□服务
如果需要，最多可以定义 99个评估标准。用户可以平衡每个标准在综合评估中的影响。
子标准
每个主要标准可以分为几个子标准，以便进行更详细的评估。
标准系统提供 5个子标准，一般能满足评估目的。另外，用户可以定义最多20个自己的子标准。
给子标准评分
给子标准评分可有不同方法：
26 |
|---|
□自动计算
□半自动计算
□手工输入
“自动计算”指分数根据系统中已有的数据确定。“半自动计算”指采购人员输入重要物料的分值，然后系统计算更高层的分数。“手工计算”指用户针对某个全局子标准输入某供货商的分数。
采购经理可以决定何时以更详细的基础评估，何时进行简单的处理以节省时间和费用。
图 5－10 供货商评估功能
5.7分析
可以输出供货商评估结果。例如，用户可以生成按照全面分数排列的最佳供货商排列表，或提供某种物料供货商的排列表。
历史变化
评估的变化以日志形式记录，评估记录可以打印出来。
供货商评估的任务：
□供货商评估功能使供货商按照同一标准排序，能自动和手工进行
□此项功能通过合理和简化地挑选合适的供货商来优化采购过程
5.8报表
采购经理需要随时掌握供货商和采购小组的情况，以便对市场变化作出正确反应，因此必须简便快速地跟踪采购订单。
采购系统中的分析给用户提供了大量的有关信息并用满足不同需求的格式输出。例如，可使用下列信息：
□一定时间内给某个供货商发出了哪些采购订单
□已经收到了多少订货
□某供货商已经全部还是部分发出了订货
□供货商是否准时发货
□是否已收到货物并开出发票
□每个采购小组的平均采购订单金额
综合分析
可以对某些采购文档进行分析和统计。例如，用户可以确定一定时间内某种物料的采购订单金额，或哪个采购小组占采购订单金额的份额最大。
图 5－11 采购分析
用户可以决定分析的样式。
采购订单金额分析
采购订单金额分析使采购者能掌握他们的采购订单，可以有下列 4种不同分析样式：
□总体分析
总体分析提供现有采购订单的总数和金额
□ ABC分析
ABC分析使用户能把供货商按采购金额分为（ A）采购金额最高的供货商组、（B）平均采购金额的供货商组和（C）采购金额最小的供货商
□周期对比的分析
这种分析随采购活动相应变化。例如用于确定哪个采购小组从哪些供货商采购了多少物料，在对比周期内采购金额是否有变化或有多大变化
□频率分析
此种分析确定某种金额的采购订单经常由哪个采购小组签订。例如，如果发现已经和某个供货商签订了大量的高额采购订单，那么此时就应该要求折扣而不是等到现在的周期结束，因此可以此作为和供货商谈判的基础。
清单显示
清单显示功能帮助用户在系统大量的数据中快捷地找出某些文档和主要数据。可以用不同数值或区间的形式输入各种选择条件。例如：
□某一周内一个采购小组发出的所有采购订单
□向某个供货商定购某种物料的所有请购单
□在某个工厂采购的某种物料的所有存档采购信息记录
另外，对每个采购订单都有统计数据，所有和采购订单有关的处理都记录在案，例如货物收据和发票收据。这些统计和采购订单历史相关，用户可以通过清单显示功能查阅历史情况。
采购分析的更多信息请见第 11章“信息系统”
哪些分析可用于采购：
□采购人员可以进行各种综合分析
□“采购订单金额分析”使采购人员能掌握采购订单，它有 4种不同形式：总体分析、ABC分析、周期对比分析、频率分析（对于货源的频率分析）。
□可以根据不同基础决定分析样式
6 库存管理
SAP系统中的库存管理完成下列任务：
□按数量和金额管理物料库存
□所有货物移动的计划、数据录入和文档编制
□盘点
按数量管理库存
所有引起库存变化的事物都要实时输入，即库存随变化更新，显示出的实际库存总是准确的。用户可以随时获得某种物料的现有库存水平总览（见图 6－1）
图 6－1 库存总览
库存变化后的最新数据可以马上用于公司组织╱产品环节中需要这些信息的任何部门。因此在库存╱需求表中有“可用”标记的库存是已经过 MRP更新的，如果适用，就为此种物料创建一个计划文件输入项。
按金额管理库存
当货物移动过帐时，库存金额也被更新，同时引起金额在其他应用中的更新：
□自动过帐到总帐
□为有关的科目设置生成行项目（如成本中心、采购订单、项目、资产等）
系统根据采购订单、物料总记录中的数据决定过帐的金额，因此输入货物移动数据时必须输入实际货物移动的数量。
收货时不必估价即可过帐，可以等到收到发票后再估价。
所有货物移动的计划、数据录入和文档编制
当有货物移动时，系统会生成文档作为更新数量和金额的基础，同时作为货物移动的证明（见图 6－2）。
图 6－2 货物移动文档
货物移动计划可以通过预订来完成。
货物移动的物料文档可以打印出来作为收货单╲发货单（有时有条码），用于进行仓库内的实际移动。
库存支持
实际库存和帐目库存的比较可以有不同的盘点方法进行，例如周期盘点、连续盘点和抽样盘点。
和仓库管理的联系
库存管理可以由仓库管理系统补充，来管理复杂仓库结构中的货位。
库存管理的功能：
□可以按数量和金额管理库存物料
□货物移动计划和数据输入以文档形式记录
□盘点用于比较实际库存和帐目库存余额
6.1采购订单的收货单
当收到定购货物时，收货单的数据录入总是和采购订单相关。这样做有下列优点：
□录入收货数据时，系统从采购订单提供缺省数据（例如定购的物料、数量）。因此可以简化数据录入，并且监视收货情况（延期、未交货）。
□收货数据同时在采购订单历史和供货商评估中更新，使采购能参照采购订单的历史，以便在未收到货物时采取必要的催货程序。收货数据也使供货商评估功能能保证交货日期和交货数量。
□供货商发票以订货和交货数量为基础认证
□收货的估价以采购订单和╱或发票的价格为基础
参考采购订单
如果交货单上没有采购订单号，系统用户可以用物料或供货商号找出采购订单。
多个采购订单的收货单可以一次录入。
收货的数据录入
输入采购订单号，调出汇总输入屏幕显示一个工厂或所有工厂中的所有未清采购订单项目供用户从中选择。数据确认后，用户可以马上登记收货单文档或调出一个项目的详细信息、输入附加数据（如项目文本、卸货点）。
在采购订单的收货单中，采购订单中的数据可供选择，然后采购订单历史被更新。
收货可用不同的计量单位输入，仓储地点和质量检验标记从采购地点项目中拷贝或人工输入。采购订单中计划的交货费用自动转换，交货不足和过量交货的容差被检查出来。
多个收货单项目的数据录入可以对应一个采购订单项目，例如把一定量的货物过帐到质量检验部门、另一个仓储地点或到冻结库存收货单。
图 6－3 汇总输入屏幕，对采购订单的收货单
用于消耗的收货
当物料直接消耗而不是进入库存时，系统拷贝采购订单数据中的科目设置。在多科目设置项目中，收货数据录入后收货数量仍然可以设置给特定的科目。
通知采购
收货单通过 SAP邮件系统自动通知给采购员工。
对应于采购订单的收货单的特点：
□采购订单中的缺省数据简化数据录入过程
□更新采购订单历史
□连接到供货商评估功能
□直接用科目设置把消耗的采购订单过帐
6.2预定
预定用于指定日期的计划货物移动
可以对一种或多种物料进行预定。预定数据录入时列出物料号（或批号）、计划数量、交货日期和用途。
动态有效检查
进入预定时进行动态有效检查，即系统确认物料未被预定为其他目的。
预定的数量减少了物料需求计划中的可用库存，并在物料预定库存中显示。
预定的主要功能：
□预定可以提前计划货物移动
6.3发货
计划内╱计划外领料
领料过帐使库存数量和金额减少。所有事件可以定义为计划内或计划外领料，因此计划内和计划外消耗在消耗统计中分别更新。
如果是给预定发货，系统会建议预定中给出的领料数量和科目设置。为指定目的地，需要输入送达方并打印在领料单上。
仓储地点╱批选择清单
进入发货功能时，系统能显示给定物料的所有仓储地点。在对物料进行批管理的情况下，可以显示选择清单中的所有批。
发货有什么作用：
□仓库库存的减少
□消耗统计更新
6.4传递过帐和库存调拨
库存调拨
依据公司的组织方式（如分散库存）或采用的销售和分配政策，货物移动可能不仅涉及到收货和发货，也需要公司内部的库存调拨。
库存调拨可以在三个层次进行：
□从仓储地点到仓储地点
□从工厂到工厂
□从公司到另一个公司
一步和两步方法
库存调拨可以分一步或两步进行。在两步方法中，数量从库存中移出并放入库存调拨，直至放入收货点，库存才成为非限制库存。两步库存调拨也可通过库存调拨预定使用。
传递过帐
SAP系统中也可以进行传递过帐。传递过帐和库存调拨的不同在于，传递过帐一般不涉及实际物料移动，而是根据库存类型改变批号或物料号。
以下是传递过帐的例子：
□从批到批的传递过帐
□从物料到物料的传递过帐
□在质量检验库存中下达
□从代销物料传递到公司库存
库存调拨与传递过帐的不同：
□库存调拨是在一个组织结构内的实际移动。
□传递过帐会引起例如批号的变化，但不发生实际移动。
6.5对生产订单的货物移动
库存管理和生产的联系非常紧密。一方面保证物料构成适合生产订单，另一方面仓库对最终产品的收货要在库存管理中过帐（见图 6－4）
图 6－4 对生产订单的货物移动
自动预定
为一个计划内生产订单计划的组件是自动预定的。另外，生产过程中还可以计划外领料。组件使用生产订单领料。
大量物件
生产订单完成确认的同时发出大量物件数量通知，也可以计划副产品的收货。
生产订单货物移动的特点：
□计划内组件自动预定
□所有物件移动的过帐要根据生产订单进行
6.6质量检验
如果供货商、生产或库存的物料未达到质量标准，就首先过帐到质量检验库存，此库存中的样品用于检验。
如果检验证明物料可用，就从质量检验库存送到非限制使用库存。
质量管理的综合
如果正在使用质量管理系统，此系统中的检验程序可以用于收货和发货。
质量检验如何综合到库存管理中：
□通过对质量检验库存的管理
□检验程序自动用于收货和发货
6.7批数据
某些物料如药品的生产批次，需要准确的标识，库存中的物料不仅用物料号，而且用批号标识和管理。批号不仅保证同一生产批次，而且保证供货商的生产和交货标识准确，以便独立管理。
图 6－5 批数据结构
如果一种物料有批管理需求，那么此种物料的如任何一部分都指定为一批。每一批按照仓储位置和保质期、收货日期、产地等数据进行管理。工厂内的每次货物移动都要输入批号。
批的确定
输入货物移动时如果不知道批号，可以通过帮助功能访问物料批清单。
批管理的优点：
□按批号独立管理各部分物料
□批选择清单
6.8特种库存
相对于任何给定物料的正常库存，可能有一些其他库存因为所有权或地点的原因必须独立管理，这些可能是公司自己的库存，但存贮在供货商或用户处，也可能是属于供货商或用户的物料但存储在公司中。
特种库存的类型
SAP系统中有下列特种库存类型：
□供货商特种库存
－存储在你处的供货商代销物料
－存储在你处的供货商可退包装
－提供给供货商的物料（子合同）
□用户特种库存
－在用户处的代销物料
－用户处的可退包装
－销售订单库存
这些库存对于每个供货商、用户或销售订单独立管理。有关特种库存的数据输入总是包括供货商、用户或销售订单。
供货商特种库存的详细信息见第 11章“特殊业务事物”。用户特种库存的详细信息见另一本资料“详细功能：SAP销售和分销系统”。
建立特种库存的目的：
□标识出属于供货商或用户的库存
□对此种库存的货物移动科目设置
6.9盘点
为生成资产负债表，每个公司至少在一个业务年度进行一次库存盘点。多种方法可用于盘点。
盘点方法
SAP系统支持下列盘点方法：
□周期性盘点
□连续盘点
□抽样盘点
可以盘点的库存类型
SAP系统中，非限制使用库存和质量检验库存可以进行盘点，也可以进行公司本身库存和特种库存盘点。
图 6－6 标准盘点过程
数据输入帮助
系统提供了进行盘点的多种功能，包括：
□生成盘点文档
□打印库存清单
□盘点中的物料移动冻结
□参照盘点文档输入计算结果
□盘点差额清单
□参照盘点文档把差额过帐
□生成大规模差额重新计算文档
□任何年度内每种物料的盘点记录
抽样盘点
一个公司仓库内库存管理单元越多，对所有库存的盘点就越复杂。只对某些物料的库存进行盘点可以减少时间和费用，然后使用这些盘点结果代表所有库存管理单位。这就是抽样盘点的原则，可以用于库存和仓库管理。
SAP 库存管理系统提供了只用于盘点的功能。支持的方法有周期盘点、连续盘点和抽样盘点。
盘点处理的功能：
□支持所有现有的盘点方法
□此功能只用于盘点
□与物料管理综合在一起（主物料、库存数量）
□与财务会计连接（差额过帐）
7 物料估价
SAP系统中，物料按发展过程自动估价，但也可以手工调整估价。估价数据存储在物料主记录中。
LIFO估价和最低金额确定用于资产负债表的物料估价。
7.1估价结构
估价等级
可以按估价领域等级进行估价，估价领域定义如下：
□估价领域＝公司代码
对每种物料，所有此公司代码中的库存按统一基础估价
□估价领域＝工厂
对每种物料，每个工厂中的库存分别估价
可以按公司代码等级或工厂等级估价
估价控制
生成一个物料主记录时，可以确定物料估价的条件（见图 7－1）：
图 7－1 物料主记录－核算一览
□为了不必单独管理每种物料的库存科目，可以把具有相似特征的不同物料归入一个估价类别。系统通过估价类别确定会计核算的库存科目。
□系统允许按不同条件对物料库存估价，如采购、产地或状态。估价类别决定估价条件。
□对每种估价类别都定义了估价类型，估价类型代表估价类别的特点，例如按产地估价类别有下列类型：国内、其他欧共体国家、美国、其他国家。
□价格控制决定是否物料总是按相同的标准价格估价（标准价格），或者物料过帐是否改变价格（移动平均价格）。
□每种物料都可进行 LIFO估价。进行存储估价时，可以分配到一个LIFO存储。
估价控制的数据定义在物料主记录中。为确定物料科目，必须要有估价分类。估价类别和估价类型用于物料库存的分解估价。
物料估价
输入有关一种物料的下列处理可以引起库存数量和金额的变化：
□收货
□传递过帐
□发货
□发票
□盘点差额
□重新估价
物料管理中系统所做的金额过帐以货物移动事物中的财务会计单据为基础，过帐类型由系统根据物料的价格控制产生。
在一个公司中，经常需要进行公司间的处理（借方╱贷方冲帐）。输入一个票据时，自动过帐以清帐科目。
作为货物移动的结果，系统根据价格控制（标准价格或移动平均价格）和其他因素自动进行金额过帐。
7.2估价方法
价格控制
特点
有两种价格控制类型，它们有下列特点：
□标准价格
◆所有库存过帐按标准价格进行
◆把差异过帐到价格差异科目
◆移动平均价格只用于显示统计数据
□移动平均价格
◆所有收货按收货金额过帐
◆物料主记录中的价格调整到购置价格
◆只会在意外情况下发生价格差异，如库存短少
◆一般不需要手动改变价格（但可以进行）
过帐方法
一种物料的价格控制影响收货单和发票的过帐方法。
过帐收货单时，数量和纯订单价格相乘的数字过帐到 GR╱IR待结帐户。按标准价格对一种物料估价时，输入的数量即按标准价格估价。
图 7－2 过帐方法－物料按标准价格过帐
物料按移动平均价格过帐
如果订单价格与标准价格不同，就把差额过帐到价格差异科目。输入发票时，把 GR╱IR科目清帐。如果发票价格与订单价格不同，把差额过帐到价格差异科目。
图 7－3 过帐方法－物料按移动平均价格过帐
过帐收货单时，把数量和订单价格相乘的数字过帐到 GR╱IR待结科目。对应输入到库存科目。输入发票时，把GR╱IR科目清帐。如果发票价格与订单价格不同，差额过帐到库存科目。
收货单过帐和发票过帐都可以引起物料价格的变化。
有两种类型的价格控制：标准价格和移动平均价格。价格控制影响过帐方法。
交货成本
交货成本可以在采购订单中输入，计划的交货成本包括在收货过帐科目中，过帐到运费或客户待结科目，根据价格控制对应输入到库存科目或价格差异科目。
根据不同的价格控制，交货成本可以引起更高的估价或价格差异过帐。
现金折扣
采购订单中的支付条款可以包括到物料估价中。可以把收货单和发票过帐，此时，按移动平均价格的物料库存过帐应按相应的现金折扣数量减少，并对应输入到现金折扣待结科目，在支付时清帐。
估价不同的价格控制，现金折扣数量可以引起估价价格或价格差异。
分解估价
如果一种 2物料按分解估价，相同物料的不同库存可以单独管理，每个子库存单独估价。估价类别决定了估价准则。
每个子库存定义为一个估价类型，有下列可能的选择：
□创建物料主记录时确定估价类型，例如估价按原产地分类时，定义不同国家作为估价类型。
□给每个收货单创建新的估价类型，例如按批管理物料时
每个子库存单独估价，每种估价分类有一个估价域名记录，对应估价类型的数量和金额存储在里边。
可以按照由估价类型得出的确定准则对物料子库存单独估价。
重新估价
可以用下列功能手工改变物料估价：
□改变物料价格
可以按立即生效或从某一日期生效改变物料价格
□物料借╱贷
可以对每个物料进行借或贷过帐，但这些过帐只改变按移动平均价格的物料估价
作为价格变化或物料借╱贷的结果，物料库存被重新估价
物料估价的功能：
□结果控制不同，过帐方法也不同
□交货成本和现金折扣可以引起估价的变化
□物料库存的分解估价（估价类型）
□ 物料价格变化和物料借╱贷可以引起重新估价过帐
资产负债表估价
下列组件适合资产负债表估价：
□LIFO估价
□最低金额确定
这些估价结果构成了用于税收和商业目的的估价调整过帐基础。
LIFO 估价
LIFO（后进先出）估价是一种按使用╱消耗的顺序进行库存估价的估价方法。在 LIFO估价中，最后收到的物料最先销售或使用。有新的物料收到或消耗时，老库存的金额不会发生变化。这样在物价上涨的市场可以避免虚假利润，因为以前采购的库存的较低成本用于资产负债表估价。
LIFO估价可以进行单独一种物料或一组物料的估价。相似的物料或具有相同功能的物料可以划分为一组一起估价。 SAP系统支持两种LIFO估价方法：
□数量 LIFO方法
□指数 LIFO方法
数量LIFO方法
数量 LIFO方法以确定会计年度结束库存总量的增加或减少为基础。如果一个会计年度收货数量超过发货数量，就会创建一个层来记录库存数量和金额的增加。如果会计年度中发货数量超过收货数量，由最近的层开始前面的层会相应减少。
图 7－4 LIFO估价
SAP系统中有下列功能估价一个层：
□按移动平均价格估价（从物料主记录）
□按移动平均价格为报告年度的收货估价：
★所有过帐期间（全年的价格）
★前 n个过帐期间（年度的部分价格）
★从年度开始补充到达到库存层为止的一个过帐期间（按数量的价格）
指数 LIFO方法
用指数 LIFO方法可以按金额管理所有库存层。在会计年度末，用参考一个价格指数的基础年度价格水平重新计算库存金额，并与现有层的基础金额比较，为这个会计年度创建一个层。如果计算出的金额少于现有层的基础金额，就从最近的层开始减少以前的层。
最低金额确定
完成 LIFO估价后，层中的金额可以用于最低金额确定。这些金额是毛金额，SAP系统可以按照最低金额原则自动减少。最低金额确定的结果可以在税收和商业价格字段中的物料主记录中更新。
最低金额确定
最低金额原则表示有两个可能金额时必须使用最低金额（严格原则）或可以使用（温和原则）。例如可以使用购置和生产成本、商品交换或市场价格进行估价。按照严格的最低金额原则，两个金额中的最低金额作为金额限制的上限。
SAP系统中，下列方法用于确定已采购物料的最低金额：
□按照市场价格确定最低金额
确定最低金额时有下列价格来源：
★采购订单
★合同
★采购信息记录
★采购订单的收货单
□按照覆盖范围确定最低金额
可以用两种方法确定覆盖范围：
★用以前的消耗为基础
★用预测金额为基础
覆盖范围按月计算，按月确定折扣的百分比。
□按照移动率确定最低金额
物料的移动率根据物料的收货和发货确定，一种物料的移动率表示相对物料库存的收货和发货的百分比。如果物料分类为慢或无移动，就设置一个贬值标志。根据贬值标志确定减少的百分比。
多层次
SAP系统支持各种方法之间的连接，例如可以按照市场价格确定最低金额，然后按覆盖范围或移动率减少最低价格。
结果
最低金额确定的结果可以在税收和商品价格字段中的物料主记录中更新。
为按税收或商品价格确定物料库存的金额，可以生成一个清单用来帮助确定可以进行哪个传递过帐来贬值库存科目。
在最低金额确定中，总是选择最低金额。
如何进行用于资产负债表的估价物料库存
□LIFO估价允许对每个会计年度一种物料的库存增长单独估价
□最低金额确定允许用最低金额进行物料库存估价
8 发票确认
发票确认功能显示出了 SAP系统的高集成度，提供了物料管理系统和财务会计、控制、固定资产管理之间的联系。发票确认功能访问MM系统中的采购和收货的数据。过帐一个发票时，票据中的信息传送到会计模块。
图 8－1 发票确认程序
发票确认按内容、价格、计算进行发票正确性检查，参照采购订单或收货单很重要。一张发票过帐时，系统在供货商帐中创建一个未清项目，然后由财政会计在支付中结清。在 MM系统定制（发票确认）中，可以为每个用户定义最多可过帐发票数量。
8.1输入发票
对应订单的发票
当发票对应一个采购订单时，只需要输入发票号。系统自动找出供货商以及税率、现金折扣条件、数量和金额。因为发票可以显示出差异，所以这些缺省值可以改变。
输入发票时，系统通过系统信息提示差异。可以在每个发票项中设定差异的允许范围。如果差异在范围内，则被系统接收；如果超出范围，则收到必须改正的信息。如果超过上限，票据可以过帐但不付帐。如果已经在一个独立事物中发放了票据，已经停止付帐的发票只能由财务会计处理。
图 8－2 过帐一张发票
过帐一张发票时，系统生成一个票据并把金额过帐到相应科目，金额自动确定。另外，如果物料按移动平均价格估价，随物料主记录中物料的采购订单参考、价格、金额的更新，价格历史也按发票更新。
图 8－3 基于发票确认的收货：屏幕选择
收货单参考
参照收货单的发票是基于订单发票的特殊形式。应付帐人输入收货单的货单号或票据号，系统确定并处理所需数据。单独的交货可以如此处理。在基于收货单的发票确认中也可以输入采购订单。
如果输入了一个采购订单，系统为每个订单项目对应的每个收货单生成一个发票项目，这样可以把每张发票和收货单一一对应。
没有订单参考的发票
在发票确认功能中可以处理系统中没有参考票据的发票，例如支出帐单、饭店帐单等。首先要生成一个供货商项目，然后为每个发票项目生成一个票据项目，可以把票据过帐到物料科目、 G╱L科目或固定资产科目。
输入发票功能：
输入一张发票时，有一些功能可以选择，以下是一些最重要的功能：
□寻找采购订单
为确定哪张发票对应哪个采购订单，可以生成按一种物料或一个供货商的所以采购订单清单
□多个选择
如果一张发票中包括对应不同采购订单的项目，可以选出一次处理的项目
□票据调整
在过帐一张发票前，可以多次调整每个票据项目
□票据模拟
输入一张发票时，可以模拟将做的科目移动票据平衡
□访问数据
输入发票时，可以访问各种附加的信息，例如采购订单、订单历史、物料数据、供货商数据。
用于处理发票的功能：
□有或没有订单、收货单参考的输入功能
□模拟财务会计过帐
□访问附加数据
8.2税务
SAP系统包括各国所有的可减免和不可减免税种。
输入发票时，如果税记录和税额包括在发票中，也同时输入。系统检查发票金额、税记录、税额是否正确，如果有差异，就从系统收到一个警告信息，但仍可以过帐发票。
如果发票不包括税额，可以由系统算出。
如果发票中项目的税记录不同，则每个发票项目的税单独处理。
过帐一张发票时，自动生成税项。
发票确认中税处理的主要特点：
□可减免和不可减免税种
□税记录和税额输入
□自动税过帐
8.3总值过帐和净值过帐
现金折扣
输入发票时，可以输入支付项目，并提供采购订单或供货商数据中的条件。支付项目定义如下： 10天之内支付有3％的现金折扣，20天内为2％，30天为纯支付。也可以输入固定的现金折扣额。有两种方法过帐现金折扣额：
□总值过帐
□净值过帐
输入发票时可以定义现金折扣清帐的方法。
总值过帐
如果过帐一张发票的总金额，输入发票数据时系统将忽略现金折扣额。以后支付时将把现金折扣额过帐到独立的收入科目。在这种方法中，现金折扣过帐对库存或成本科目没有影响。
净值过帐
如果过帐一张发票的净金额，现金折扣额直接记入成本过帐的科目。例如如果把一定金额过帐到成本中心，则只有减掉现金折扣金额的发票金额过帐到成本中心。
没有现金折扣的发票项目
可能发票中的一些项目不进行现金折扣处理，可以把它们选作“无现金折扣”。
发票确认中包括现金折扣金额的功能：
□总值过帐：只有支付时才计算、过帐现金折扣额
□净值过帐：现金折扣额在发票确认中记帐、过帐
8.4其他功能
外币
外币发票收入系统的方法和本地货币发票相同，可是系统要转换金额，因为金额只能按本地货币过帐。有以下不同方法：
汇率
□在采购订单中定义固定汇率
□汇率储存在系统中
□在发票确认中直接输入汇率
过帐一张发票时，发票票据同时同本地货币和外币生成。
输入外币发票时，发票金额自动转换成本地货币。
科目设置
不是用于库存和服务的物料必须在订单项目中包括科目设置的详细信息。可能把一个项目分配给不同的科目设置。如果一张估价过的收货单对应于一个设置到采购订单的科目，采购订单中的科目设置和分配确认结合在一起。如果是未估价的收货单，应付帐职员可以改变科目设置。
后续借╱贷
后续借╱贷表示一次业务是否已结算，是否发生附加费用并直接过帐到物料或成本科目。新金额在订单历史中更新，数量保持不变。
贷项冲帐
发票确认中也可以过帐贷项冲帐。贷项冲帐可以对应到采购订单或收货单，对应到采购订单或收货单的贷项冲帐被系统当作发票收据注销。
定金
可以在采购订单中和供货商协商定金，定金可以对应整个订单或订单中的个别项。如果一个采购订单的定金已经过帐，输入发票时系统会给出信息。同样也可以提供给供货商定金而不是对应于某项交易。可以在一个独立过程中为定金进行相应的传递过帐。
一致性
SAP字处理系统－ SAP Script 直接连接到发票确认。处理一张发票时，可以输入文本，也可以把发票的部分内容拷贝到文本。文本可以通过R╱Mail系统在内部传递或通过传真、EDI传到外部。
交货费用
计划交货费用
计划交货费用可以分为下列类型：运费、海关税、保险、包装等。可以决定每种类型的费用是否为固定、基于数量或占交货金额的百分比。
图 8－4 交货费用
计划交货费用在采购订单中按每个订单项输入。计划交货费用的相应金额在收货时过帐到物料或成本科目。对应分录过帐到一个特殊暂记待结帐户，例如运费待结帐户。在发票确认中，可以按采购订单、交货单或供货商列出所有交货费用，以便在发票中正确分配交货费用。计划交货费用在订单历史中更新。
计划外交货费用
计划外交货费用在输入发票时输入。系统按整个发票的金额自动把它们分配给各个项目。如果需要，可以手工输入不同的分配。计划外交货费用直接过帐到物料或成本科目。
在发票确认中，可以处理对应到采购订单的计划交货费用或计划外交货费用。
发票处理中的其他功能：
□外汇处理
□科目设置
□后续借贷
□生成借项冲帐
□相应的定金
□交货费用处理
8.5冻结发票
如果发票金额和采购订单或收货单金额不同，必须要重写建议的数量和金额。可能有下列差异：
□数量差异
□质量差异
□价格差异
□交货进度差异
□超出项目预算
容差
可以定义每种差异的容许值。如果一个差异在容差限制内，就可以被系统接收。如果高于或低于限制，系统会发出信息。超过上限时，发票可以过帐，但整张发票被冻结，对应的冻结原因设置在项目中，冻结原因解释差异如何产生。此发票只有在一个独立过程中下达后才能结算。
下达冻结发票
可以生成要处理的冻结发票清单，以清单为基础可以进行下列处理：
□撤销一些冻结原因
例如可用于当调查证明一个发票项的价格差异是合理的，但仍存在数量差异
□下达一张发票
已下达的发票可由财务会计支付。因为找出产生差异的原因会用几天时间，下达发票时可能必须改变支付项生效的日期，因此尽管发票冻结，也可以包括现金折扣。
对于因为数量或计划差异的原因发票被冻结，如果此时已经交货或日期已经过去，则冻结原因不再有效，发票必须被下达支付。有一个自动下达功能，能下达所有拒付原因不再有效的发票。
如何处理冻结发票：
□用容差限制确定差异
□在票据项中设定冻结原因并冻结
□下达发票的功能
□生成贷项冲帐
□有关的定金
□交货费用处理
9 仓库管理
计算机支持的仓库组织和管理对有效处理公司内的后勤事物是必须的。仓库管理（ MM－WM）提供的计算机支持有下列功能：
□管理复杂的仓库结构
□规定、管理仓储容积
□管理不同的存储类型，例如高架存储、块存储、固定容积存储。
□生成划帐委托
□监视所有有关的库存移动
□用不同方法进行库存的放置和移动
□处理差额
□管理危险物料
□按存储的批进行盘点
□使用条形码
□利用报表
WM系统支持所有有关的货物移动，包括由库存管理系统（ IM）开始的收货、发货，销售和分配系统的发货。也支持在一个仓库中的移动，例如补充订单的库存传送等。所有需要的库存功能都在相应的系统中。
图 9－1 WM系统和其它SAP组件的集成
IM和 SD系统中的指定事物自动生成传送申请，并启动WM系统。这些事物包括：
□物料移动，例如收货和过帐变化
□生产订单的物料准备
□销售订单的发货
基于这些传送申请生成传送命令并监视仓库中的实际物理传送，也可以打印出相关单据，把信息传到仓库控制单元。
图 9－2 仓库管理系统的处理流程
9.1仓库结构
用户可以定义自己的仓库结构以适应不同需求。
图 9－3 仓库的物理结构
仓库号
物理上的仓库复杂性在 WM系统中可以用仓库号表示。每种储存场所可用储存类型表示，储存类型由占据空间、技术或组织的因素确定。
储存类型
每种储存类型划分为不同的子区域，每个子区域根据储存技术、组织结构、功能的不同而不同。
图 9－4 储位类型和存储区
储位
储位是储存类型中最小的地址单元，用于查出仓库中存货和可以存货的准确位置。
存储区
存储区一般包括具有相同特点的所有储位，也可以自己定义标准把一些储位划为一个存储区。
储位类型
储位类型表示储位的型号，被系统用于寻找储位。
下图说明 WM系统的结构如何集成到库存管理结构中。
图 9－5 仓库管理结构
通过在某些表中进行适当的输入，可以控制系统处理每一个仓库内的移动。
SAP系统中如何表示仓库结构：
□用户可以自己定义
□在系统中按仓库号定义一个综合性仓库，然后再划分为存储类型和储位（例如根据仓库技术），储位是仓库中空间的最小地址单元，储位组成存储区。
□仓库移动由表输入控制
9.2转移需求
转移需求指 MW系统计划的并由MW系统执行的库存移动。转移需求由系统用物料管理（MM）系统中的货物移动过帐自动生成，或者在WM系统中手工生成。它可用于把货物放入库存、从库存中移开或在仓库中准备其他货物转移。
使用转移需求可以根据不同的标准生成划帐委托进行物理上的库存移动。计划（生成转移需求）和执行库存移动（生成和确认划帐委托）之间的差别可以发现库存调拨是否应该发生、是否开始、是否完成。
转移需求可以回答有关计划库存移动的几个重要问题：
□应该移动什么
□应该移动多少
□谁或什么引起移动（手动或自动生成）
□金额是否已经转帐
转移需求的中心功能
□转移需求用于提前计划货物移动
□包括移动货物的数量和原因信息
9.3划帐委托
划帐委托包含库存移动的重要信息：
□涉及的数量
□物料号
□涉及的储位
库存移动
过帐变更，例如质量检验部门的货物下达，也用划帐委托处理。
如果库存移动需要用确认功能认证，一开始进行物理上的转移就执行确认。如果计划数量和实际转移的数量不同，确认划帐委托时可以输入差额。
收货
图 9－6表示一个和划帐委托（TO）相联系的收货（GR）。
图 9－6 处理收货
系统支持的收货类型：
□基于采购单的收货
□无采购单的收货
□基于室内生产的收货
□用于检验的收货
□客户退货的收货
系统支持的发货类型：
□发到成本中心、项目等等
□待运的生产物料
□向客户交货
生成交货通知时， WM系统中的SD系统可以自动开始提货。
如果用固定储位提货方法提货，系统根据系统中的主数据集确定储位。在随机组织仓库中，为每次交货生成划帐委托。当划帐委托在系统中确认时，在交货的项目中输入交货数量。
图 9－7 用SD和WM系统提货
过帐变更和库存调拨
下列功能用于不直接涉及仓库中收货、发货的业务：
□质量检验的库存下达
□把代销库存变为公司库存
□从一批变成另一批的过帐
□改变物料号
□处理退货
□库存补充仓库的过帐变化
确认
如果有库存移动需要确认，到确认程序完成相应储位库存放置╱移走的数量才可用。进行确认时，应通知系统结束划帐委托或划帐委托项目的处理。
差额
执行划帐委托时经常发现差额，例如是否一个储位没有足够的提货库存或传递时部分货物损坏。进行确认程序时把这些差额通知系统，然后传到 IM系统。
图 9－8 放置库存时发现差额
划帐委托处理
划帐委托处理时，可以设置系统参数以便自动执行某些功能，其他功能需要用户手工输入。
打印控制
打印控制功能可以决定何时、在哪台打印机上打印仓库票据。
图 9－9 一张打印出的划帐委托（举例）
划帐委托的功能
□划帐委托用于进行库存移动，例如收货发货、过帐变更和库存调拨
□它包括物料号、数量和涉及的储位
□一旦划帐委托被确认，相应的货物移动即完成
9.4策略
在 WM系统中，用户定义系统寻找储位的策略，货物转移到这些储位或从这些储位发货。使用这些预定义策略，可以优化管理可用的仓库以放置库存。根据用户定义的标准，系统也可以快速找出需要移走的物料。用户可以改变系统建议的储位。
存储类型查找
可以定义每种物料放置的存储类型，例如原料应放在高架存储区Ⅰ、麻醉剂放入特殊存储区Ⅱ。
存储区查找
可以定义每种物料是否放到某一存储类型的特定存储区，例如频繁移动项目放在区Ⅰ ,较少移动项目放在区Ⅱ。
储位类型查找
可以用在物料主记录中设定数据或用输入存储单元类型的方法影响库存的放置，例如一个特定的货盘类型。通过把储位类型分配给确定的存储单元类型，可以为放入库存的单元找出最好的储位。
储位查找
下列策略用于放置库存时寻找储位：
库存放置策略
□下一个空储位
系统寻找一个合适的空储位
□固定储位
给某种物料分配固定储位
□根据用户输入
系统不自动确定储位，而是等待用户输入
□增加到已经在储位的库存中
系统找出一个已经存放了一定物料的储位，希望增加这个储位的库存。如果储位已经容纳不下增加的库存，系统就找出另外一个空储位。
□块存储
这种方法适合大量存储而又不占用仓库太多空间的物料（例如轮胎）
□货架区
一些仓库建成在货架上的每个区可以根据不同的货盘大小放不同数量的货盘，例如 3个欧洲货盘或2个工业货盘
库存移走策略
□先进先出 FIFO
系统先移走最早收到的物料
后进先出 LIFO
系统先移走最近收到的物料
□部分数量
如果一种存储类型除有存满的存储单元外，还有放了一部分的储位，系统根据需要运走的库存数量寻找储位。
□大╱小数量
例如如果仓库有一个放了托盘的高架存储区和一个放纸板箱的固定储位存储区，就可以为每种物料定义一组数量以便给系统指令从高架存储区和固定储位存储区运走货物。
库存管理中策略的目的：
□策略用于确定建议货物放到存储区的位置或从哪里运走，从哪里提货
□优化仓库存储能力
□有库存放置策略和运走库存策略
9.5盘点
盘点在储位层次进行，如果在一个会计年度中对仓库中的每个储位至少进行过一次盘点就认为是完全盘点。可以对每种存储类型单独定义盘点方法，这样可以考虑到不同存储类型的特殊技术和组织方式。系统支持下列盘点方法：
□年度盘点
□连续盘点
□放置库存时连续盘点
□基于零库存检验的连续盘点
□基于抽样方法的盘点
盘点结果在系统中记录如下：
盘点标志
盘点过的储位用盘点标志标识以指明使用的盘点方法，也用来证明已进行了盘点
差额
帐面和盘点的差额自动过帐到一个差额中间存储区，库存管理系统访问这个中间存储记录并在系统中结算差额。
盘点历史
系统为每个储位生成一个盘点历史记录，可以用对话模式访问这个记录了每一年历史的记录。
系统盘点记录
系统自动生成系统盘点记录以支持年度盘点。系统盘点记录提供需要的功能以进行下列处理：
□打印仓库盘点清单
□输入盘点结果
□启动再盘点
□调查盘点差额数量
□结算盘点差额
盘点方法的特点：
□在储位层次盘点
□对每种存储类型定义盘点方法
□支持标准盘点方法
9.6存储单元管理
WM系统中的存储单元（ SU）管理提供了用存储单元号把成组的物料归纳为逻辑单元，以便利用存储单元管理和控制仓库内部的物料流。
给所有存储单元，例如欧洲托盘等，一个识别号，在系统中作为存储单元号维护。这样就可以随时知道每个存储单元在哪个储位，其中有多少物料，对其进行了什么操作处理。存储单元或者是同一种物料项目，或者是混合的（几种物料项目）。
利用存储单元可以进行下列处理：
□生成划帐委托
□确认库存移动
□给已有的存储单元增加库存
□打印伴随存储单元的票据
存储单元管理的任务：
□一个存储单元把一定的物料归纳在一起并作为一个单元管理
9.7分散仓库管理
WM系统除可以集成到 R╱3系统应用外，也可以把WM系统作为独立组件与R╱2系统连接实施。
物料管理（ MM）和销售分销（SD）中的应用与R╱2的紧密集成由异步程序到程序的通信来保证。需要时由MM系统中的库存移动启动WM系统中的数量过帐。用于发运的发货单传到一个分散单元，然后提货完成后实际数量就被确认。如果主机系统未运行，任何发现的差额和从生产部门的收货被输入到分散系统中。等主机系统一运行，就在中心库存管理（IM）系统执行过帐。
图 9－10 分散仓库管理概览
分散仓库管理的作用：
□R╱ 3仓库管理系统可以作为和R╱2系统相联的独立系统使用
10 特殊功能
本章介绍 MM系统中的特殊功能，这些功能可以影响物料管理中的所有方面（包括物料需求计划、库存管理和发票确认），表现出MM系统的灵活性和多种用途。
10.1代销物料
代销物料是属于供货商的物料，但存储在购买公司。等到从代销库存领料或调拨到
公司自己的库存中才由购买公司按供货商的销售价格估价 (此时就会造成负债或应付帐)。没有领走的代销存货可以退给供货商。欠供货商的金额通常按基本周期结算（例如按月或季度）。
图 10－1 代销处理
特殊库存
代销物料库存可以按和公司自己物料库存的相同物料号管理，按“特殊物料”对待。在一个存储地点的相应数量按不同供货商单独管理，采购价格记录在供货商基础上。进行估价时形成移动平均价格。
物料移动
和代销单项目或代销计划协议对应的收货单用“特殊库存”标志过帐到库存字段的“非限制库存”，“ GR冻结库存”，或“质量检验库存”。
如果代销物料按批管理并且批状态管理功能正在运行，则收货单也可以过帐到限制使用库存或一般冻结库存。第 6章中介绍的移动（库存管理）也可以用于代销物料（例如从代销库存随机抽样领料用于质量检验）。从代销物料领料可以用预定功能预先计划。
所有有关代销物料的移动都通过过帐时设置“特殊库存”标志来明确表示。
合同中的规定可能使供货商库存的代销物料转换成公司自己的库存（例如可能和供货商协议到会计年度末剩下的代销库存如此处理），对一个公司也可能用这样的转换补充自己的库存。当需要时个别领料就抵掉它自己的库存过帐。
代销处理的特点：
□按指定供货商的特殊库存管理代销物料
□按供货商单独管理数量
□代销物料的移动和普通移动同样处理
10.2子合同
可使用子合同订单管理子合同和外协加工过程，例如子装配的管理，子合同功能包括：
□外协的订单处理，如生产和服务的外协
□提供外协所需物料的管理
□公司发出外协物料的管理
□外协接收物料的过帐
□订货物料收料单过帐时，将外协消耗物料过帐
库存
如果公司按子合同的条款保持外协物料库存，把这些库存作为“供货商特殊库存”。这是因为尽管属于供货公司，但它们一般不再可用，也不包括在总的工厂库存中。
批需求
如果“提供的物料”条目涉及到几批，则相应的交货在系统中分别说明，这样可以允许这些物料消耗按批号过帐以及任何后继的退货和回转。
图 10－2 子合同的特殊库存
收货
在对外协生产的物料收货时，外协公司生产的进库物料的数量和金额（按物料主记录中的估价价格）以及生产过程中消耗的数量和金额从库存中过帐。相应的数量包括在消耗统计中。外协生产物料的收货单（ GR）金额等于纯采购订单金额加上上面介绍的从库存中过帐的进库金额。
□物料按批管理时，为每一批提供给外协的物料生成独立的发货（ GI）项目
□外协提供的从库存中过帐的收货物料数量作为收货（ GR）数量和采购订单（PO）数量比率的缺省值，用户可以改正此值。
后续调整
如果需要，提供给外协的已经过帐物料消耗可以根据发票收据改成已用或未用。
物料管理中如何支持子合同：
□子合同库存作为“特殊库存”
□订单物料收货单过帐时，自动过帐外协消耗物料
10.3实际库存转移
从工厂到工厂
对于从工厂到工厂的库存转移，可以使用库存运输单。这样可以提高物料需求计划，提前计划交货成本。用于表示转移库存收入的采购价格等于发货工厂或发货公司估价加上任何额外的交货成本。当物料用移动平均价格控制时，每次收货后移动平均价格都会变化。库存转移涉及下列活动：
库存运输单
收货工厂从发货工厂定购物料并在订单项目中预先计划计划成本（如运费、税、运输保险、卸货成本）
发货
发货工厂根据库存运输单过帐发货（ GI）。从发货工厂库存的领料数量在收货工厂作为在途库存。
收货
收货工厂根据库存运输单过帐收货（ GR）。收货减少在途库存，以及收货工厂的采购订单数量。
库存运输单的作用：
□进行从工厂到工厂的实际库存转移（包括远距离转移）
□对物料需求计划和控制有重要意义，并使采购者可以预先计划可能发生的计划成本
11 信息系统
信息是即时有针对性的制定策略和操作决策的基础，因此需要使用某些工具帮助用户提供有关基础信息，并且能够按各自的需求灵活地查询信息。
除了在第 5章采购和第6章库存管理中描述的分析和查询功能外，R/3系统还提供下列信息系统：
□采购信息系统
□库存控制
采购信息系统
采购信息系统（ PORCHIS）具有自己的基础，能够实现标准分析（例如供应商分析和采购组分析），可为用户提供大约30种左右的性能参数，例如采购订单的个数等。
可按用户的需求修改构成分析基础的数据以及显示方式。
采购信息系统是后勤信息系统的一个组成部分，它与分销和生产的信息系统具有相同的逻辑结构和图形用户界面。
库存控制
库存控制能够评价文档，并将库存管理的大量信息缩减少数基本的性能参数，可以使用图形帮助分销薄弱环节。
库存控制是后勤信息系统的另一个组成部分。
11.1采购信息系统
采购信息系统（ PORCHIS）是用于收集、综合和分析采购数据的灵活工具。
透明性
PORCHIS的功能可以为用户提供采购应用的各种信息，每个用户可自动地定义所需信息的深度。
使用 PORCHIS可作历史数据分析。
标准分析
标准分析基于 PORCHIS的统计数据库―被称为“信息结构”－存有重要的、最新的由采购应用直接写入的性能参数，用户也可使用这些数据生成性能参数的计划值。
灵活分析
灵活分析以用户自定义的 SAP数据库结构为基础，可用于adhoc分析。
图形
系统可用图形显示查询结果， PROCHIS可帮助用户提供迅速地拟定目标决策的框架。
标准分析的基础
信息结构
在日常操作的大量数据中，可获取最重要的性能参数，以特定的统计文件存贮，称为信息结构。信息结构包括对象和性能参数、时间单位或时间段（见图 11－1）。
图 11－1 信息结构
对象是可以综合的信息项目，如采购组。性能参数是每个对象作周期性计算的信息项目，如订单数量、收货数量和订单数。可选时间单位为天、周、月和过帐期间。
标准信息结构
标准的 PORCHIS由三种信息结构构成，包括所有与采购有关的按主题、性能参数的分析。从这些信息结构，可得到三十多种不同的性能参数。
客户化信息结构
如果标准结构不能满足用户的信息要求，用户可定义自己的信息结构，不需编程，只需使用核选功能挑选对象和性能参数。
更新
与采购处理有关的信息，如采购订单、收货和发票接收可以同步、异步或交互地更新结构。在信息结构中定义每个域的更新规则，标准信息结构是预定义的，但可以更改。
标准分析
用户可对以下内容作标准分析：
□采购组
□供应商
□物料组
□物料
用户可说明选择准则，用来限制分析的数据。进一步，用户可以预定义需要分析的性能参数或在作分析时进行交互式选择。
追溯功能
用户使用追溯功能可显示不同层次的信息，信息分解的顺序由用户定义，也可按照预置过程进行（这是标准的追溯顺序）。
例如：
用户使用采购分析，首先选择采购组清单以及这些采购组的性能参数，然后用户可按供应商追溯显示这个特殊采购组的全部供应商。如果再按期间追溯，可得到属于这个采购组的此供应商在一系列期间的订单全额（见图 11－2）。
进一步的功能和图形
在用户分析的每个层次，都有进一步的功能，包 ABC分析、双重分类，分类、级别清单和计划/实际对比，用户可在同一个图形表中看到全部结果。用户也可在供应商主记录、物料主记录和采购文档中查询详细信息。
图 11－2 标准分析功能
ABC分析
用户可使用 ABC分析，根据对象不同性能参数值的相对重要性将对象分类，可按四种策略作ABC分析。例如，可将构成全部订单金额的前70％的供应商定义为A类供应商，构成接下列20％的定义为B类供应商，余下的定义为C类供应商。
级别清单
使用这个功能，用户可查询清单。例如，有关发票金额的 4个最好的（或10个最差的）供应商。
计划 /实施比较
用户可比较每个性能参数的计划量和实施量。
分类
使用分类功能可按某个性能参数将对象值分为不同类别（例如，采购组 Miller，采购组Madge），用户可快速了解这个性能参数的全部对象值的概况。
双重分类
双重分类是按两种性能参数将对象值分类，这可以看到两种性能参数的关系以及潜在的问题。
用户定义的设置
通过设定某些参数，标准的 PORCHIS分析可满足特殊需求，这些用户定义的设置包括：
□分析期间个数
□查询的性能参数
□标准的追溯顺序
□性能参数和对象栏的宽度
采购信息系统可执行关键标准分析，例如 ABC分析、供应商级别清单、物料等。
灵活的分析
灵活分析功能使用户可按不同的需求将数据组合汇总在一起，这样就可得到详细信息和综合的管理信息。
分析结构
用户定义的这一类分析结构（称为“评估结构”）可基于所选择的任何数据字典结构（例如系统文档文件）或一个、多个信息结构，使用选择即时用户可容易地创建评估结构。
系统提供了用于定义客户化分析的友好的用户工具，友好所需做的只是选择需要的对象和性能参数（见图 11－3）。
用户定义的版面
灵活分析的另一个方便工具是用户可选择显示报告的类型，从而决定版面。例如，若定义报告为列形式，即可对比一系列对象数据的性能参数（图 11－3，显示3月和4月供应商的净订单金额和订单项目数），用户也可以按某个公式组合现存性能参数来定义附加的性能参数。
图 11－3 定义评估
图形
用户可使用图形显示数据。
计划
决策支持中的重要因素是对比计划和实际数据，因此除了更新实际采购实际， PORCHIS提供输入计划数据的工具，利用版本号，可为相同的数据存贮不同的计划方法。
计划功能基于信息结构。
透明的计划表
用户可将计划值输入到易于处理和易于理解的计划表中，分配功能和基于历史值的预测帮助完成数据录入。
预测
用户可使用某种预测模型（例如趋势模型或季节模型），或使用自定义的模型，也可由系统确定历史时间序列中的值最接近的模型。
计划视图
不同的计划元素可有不同的显示，例如可对某些性能参数输入各种物料在各个期间的计划数据，同样地，也可输入几种物料的某个性能参数的计划数据。
图 11－4 计划图形的处理
图形处理
一旦输入了计划数据，可以使用图形显示（见图 11－4），这个图形是交互式的，即通过简单的鼠标处理就可改变图形中的数据。
采购信息系统不但可以用来分析实际数据，还可以作为计划工具，用于计划和调整未来数据，并将这些值与当前情况进行比较。
采购信息系统的特点是什么？
□存贮最重要的性能参数的标准和客户化信息结构
□利用图形显示进行标准和灵活的分析
□计划工具
11.2库存控制
库存
物料的库存水平是由现有量、波动数值（例如需求和供应）和不同方面的决策（例如物料需求计划、采购、销售和生产）决定的，这些决策基于对未来货物入出库的假设，它会影响控制参数，如安全库存、订货点、订单数量、批量等。因此，观察库存水平以检查这些假设量的正确性是重要的，如果可能，需了解更新控制参数的过程。
监控每个物料的出入库情况有时是不可行的，特别是在用户的这种处理数据量很大的情况下，不可能监控每个物料的出入库情况。
图 11－5 库存控制流程
优化功能
库存控制功能可以解决这个问题，此功能帮助用户选择需要随时观察的物料（例如，贵重物料、低效的库存、过量库存或呆滞库存）。
库存控制使用户可以存取用于调整控制参数（例如安全库存和批次）的重要信息，提高对发货和收货的同步监控。
适当的库存水平
用户可使用库存控制设置适当的库存水平（例如减少一定量的库存），用来获得库存管理的最佳状态和操作过程。
有意义的性能参数
库存控制应用将库存管理信息综合为 6个有意义的性能参数：
□消耗金额（ ABC分析）
□库存金额
□废弃库存
□覆盖范围
□周转慢的项目
□库存周转
用户可用二维和三维图形快速查看库存概况，也可生成详细检查情况，用于进一步了解库存状况。
为了查询导致某个特殊结构的原因，可以用追溯分析；将集合在一起的性能参数分解为一系列的物料文档，显示各个物料入出库情况。
分析的基本结构
库存控制模块可以用不同的方法分析性能参数。为了便于使用，这个过程大部分都是标准化的。
分析对象
系统可对每个组织层进行分析，可分析下列内容：
□全部工厂，汇总的情况
□销售部门的情况
□采购部门的情况
□某个工厂的情况
分析模型
两种分析类型：
□整体分析
整体分析提供全部物料在各个方面的分类情况
□级别清单
级别清单可使用户按一定条件进行分析
整体分析
在初始化屏幕上设定和选择参数，用户在建立整体分析时具有很大的灵活性，可以只按特定范围的物料编号进行分析。在作 ABC分析时，可说明物料类型，也可进一步调整分析期间。
分类结果被分为类别，用户可说明对应某个范围的绩效评估的类别范围、入出库不频繁的项目和库存周转率。系统为库存金额和呆滞库存自动计算。
级别清单
系统按照用户设置的条件来选择物料，生成级别清单，可以按照物料编号范围、某个特定的物料组和某个特定的物料类型进行分析。如果用户选择某个工厂进行分析，可进一步说明参数，如 ABC标识、采购组或MRP控制人员。
分析的期间可任意调整，用户可按照物料金额或物料总数最大值、最小值进行分析。
用户可选择两种分析：整体分析和级别清单。
显示结果
易于阅读的清单和图形
用户可用清单或图形显示分析结果。
类别频率图
系统可使用条形图或饼图显示物料在不同类别中的频率分布。图 11－6显示覆盖范围频率的例子。
图 11－6 覆盖范围性能参数类别频率图
如果执行 ABC分析，用户可得到ABC分析或Lorenz曲线图。
双重分类
双重分类功能按照以下原则将物料分类：
⑴ ABC标识
⑵各自的性能参数准则
用三维图形代表关系。使用这种方法，用户可立刻看出哪些物料需改进，有多少物料需改进。图 11－7显示性能参数覆盖范围的双重分类例子。
图 11－7 性能参数覆盖范围的双重分类
追溯功能
为了更加精确地分析经过严格分类的物料，需要追溯功能。可以以列表或图形显示所选物料的详细信息。
图 11－8 追溯功能
如果选择图形方式，可以天为单位显示下列信息：
□累计收 /发量
□发放物料量
□收入物料量
□库存水平
如果选择列表方式，可显示下列信息：
□入 /出库情况
□累计的入 /出库情况
□库存概况（系统进入库存管理的库存概览功能）
追溯到文档级
用户可用列表或图形－条形图、饼图或双重分类图显示分析结果。
库存控制的目标是什么？
□优化库存水平
□识别重要的性能参数（如覆盖范围）
□为了使用一致的分析技术和显示结果的功能
12 输出和打印
SAP系统包括用于业务合作伙伴间交流的灵活工具，物料管理的全部文档的打印，从采购订单到交货通知，是由系统控制的。系统自动地确定通过哪种方式传送，可以是邮寄、传真或电子方式。
输出
名词“输出”包括电子输出和打印文件。例如，下列文件可通过打印文件或输出来传递：
□报价申请
□采购订单
□合同
□长期协议和协议项目
□提示
□收货 /发货单
某些业务处理自动生成打印文件。例如，采购订单可以在订单存入时同时打印出来。
图 12－1 SAP系统中的交流方法概览
控制输出交换的功能可选择输出的类型和发生的时间，可以更改输出控制以满足用户的个别需求，并可加入新的输出类型。
根据系统参数，可确定发生输出的类型，采购可按供货商分别控制输出的处理。
用户可确定发生输出的方式。
SAP mail
由于具有电子邮件系统 SAP mail，任何与业务处理有关的输出可被自动地发给内部或外部的接收者。例如，在作发票确认时，可通过电子方式通知价格差异。
EDI
输出也可通过电子数据交换方式（ EDI）进行收发。
打印输出
如果用户需要打印文档和交易文件，可按不同的准则定义打印机选择，可在一台打印机上集中打印或在公司的任何一台打印机上打印。
打印格式按 DIN4941（ISO6422：1985）规定贸易文件标准格式确定的，用户若需要适合自己要求的格式，不需编程，只需用表格编辑器SAP script改变格式。
Telex/Teletex/Telefax
采购也可选择以上交流方式，供应商的 Telex、Telefax或Telefax号存贮在供应商主记录中，被缺省地放入输出中。
输出建议
在采购的输出传送过程中，会提出下列问题：
□何时发出哪项输出？
□发出输出的语种？发出份数
□输出需发给哪个业务伙伴或接收者？
每个业务处理都会有缺省的答案，也可手工修改。
用户可选择发出输出的时间（见图 12－2），系统已定义下列选择项：
□创建采购文件后立即发出
□明确提出要求时发出
□未来一次批处理时或在给定的时间发出
图 12－2 输出时间
状态
每个输出的状态存贮于对应的文件中，例如：发出日期、发出者、输出的接收者。
物料管理是如何支持系统的？
□可打印全部文件或按要求输出
□可用的传递工具包括打印机、电子通讯工具、 SAP Mail和EDI
□自动的输出建议，包括输出的日期和输出的接收者。
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