创建EDI即电子数据交换，是为了简化交易信息的管理和流动。在EDI之前，所有交易都是手动完成的，并通过传真或邮件进行交换。这将导致处理过程漫长而拖沓，可能需要数天的时间才能完成。
例如，买方创建了一份采购订单，他们必须先在头脑中构思这个订单。接下来通过邮件将采购订单发送给供应商。供应商收到采购订单并将其输入库存系统。通常情况下，买方必须打电话与卖方确认采购订单，并询问商品的装运时间。整个过程非常耗费人力，而且有可能出现严重的延误和错误。有了EDI，任何属于商业文件的数据都可以使用EDI进行传输。EDI提供了流程改进，极大地缩短了业务交易的时间。使用EDI进行业务数据交易可以在几个小时内完成，而不是几天。
EDI系统最常见的用途是交换贸易文件。这些文件包括提货单、状态报告、采购订单、发票、报价单以及其他形式更复杂的文件，如住宅抵押贷款保险申请和医疗保健索赔付款。借助于EDI，文件处理时间大幅缩短，使得文件处理效率呈指数级增长，客户体验得到改善。
EDI在交易过程的每一步都不需要人工干预，允许交易伙伴在正常业务过程中自动发送和接收文件。例如，一个客户从零售商那里购买了一件商品。该零售商通过EDI系统将采购订单自动传送给供应商。供应商的EDI系统识别采购订单，检查库存，并将发票发回给零售商。零售商的EDI系统通过编程以处理发票，然后给客户发回商品已购买的通知，并提供实时的运输信息。无论订购过程中的哪一步，零售商、供应商和客户都能得到实时通知。
由于EDI是系统之间的信息交换，而不是人与人之间的信息交换，因此，通过EDI发送的信息具有一种只能由机器识别的格式，通过保护潜在的敏感财务数据，提高了客户和交易伙伴的整体安全性。发送和接收计算机都必须有EDI软件，并且该软件能够解析数据并将其转换为企业可用的形式。
EDI有两种常见的转换形式——一种是机器转换成可读的格式，也就是所谓的 "翻阅"，可以创建一个可打印的报告。另一种形式是将EDI自动转换至ERP或会计系统，也称为集成电子数据交换。
特定的行业可能会利用EDI来处理不同的商业文件，其适应性是EDI的一个重要优势。通过不同的标准和版本，公司可以在各个行业中体验到实施EDI的优势。
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