EDI文档由遵循特定的EDI标准格式规范的数据元素（data elements）、段 (segments) 和 信封 (envelopes) 构成。
EDI标准的规则准确定义了信息在文档中的位置，以及查找信息的方式。因此，在创建EDI文档时（如，采购订单），必须严格按照EDI标准（ANSI/EDIFACT）的格式规范。这样，当接收方的EDI翻译器读取到传入的EDI采购订单时，就能准确地找到买方公司名称、采购订单号、订购商品以及价格等信息。之后，这些数据将按照接收方系统的格式，直接传入其订单录入系统。
以下列采购订单为例，将其转换为ANSI标准和EDIFACT标准的两个EDI文档：
按照EDI标准，如采购订单、发货单、提前装船通知，称为“事务集”或“消息”，由数据元素、段和信封构成。
数据元素(Data Elements): EDI事务集中独立的信息单元
例如，在许多EDI文档形式的采购订单或是发货单中你会看到，如城市、州、国家、品号、数量和价格等这样的数据元素。 数据元素被区分为数字型、文本型和日期型，其定义包含：
- 数据类型 – 数字型、字母型、日期型或时间型
- 最小长度/最大长度
- 可用的代码值一定对应某个数据类型，例如，数据元素是单价，可以用货币符号表示美元、欧元等不同货币类型
数据元素(Data Elements)构成段(Segments)
段(Segments): 一组相关的数据元素
你在填写采购订单信息时,一定期望看到相关的数据能以组划分，但是，通常情况下，纸质样式的采购订单是以一个整体展现的。 请注意，以下订单被划分成四部分后，每部分都传达了不同的信息：
EDI文档的每个部分都用一个特定的段描述，以下是依照ANSI标准，用一组段(segments)对上述采购订单进行了描述，每个段都用ST，BEG，N1之类的段识别符开始，指明随从的数据元素的类型，段中的数据元素之间用 “*”符号分隔。
对于任意类型的商业文档，EDI标准文档定义:
- 片段中可能包含的必选的、可选的或是有条件约束的元素
- 每个段可能包含纸质文档中相应的EDI元素，这些元素被定义在标准规范字典里，同样的，每条标准都有相应的字典
- 必要的片段和元素序列
- 片段重复的次数
现在,一旦所有的段被收集到一个指定的队列,就形成了一个完整的事务集。之后，事务集被装进信封发送给伙伴。
信封（Envelopes）
EDI文档传输需要使用三个“信封”存放事务集，分别是事务集信封（消息信封）、组信封和交互信封。
我们平时可以用一个信封传送多个纸质商业文档，但是，EDI文档交换需要使用多个信封。
- 每个事务集放在独立的事务集信封中
- 一组事务集（如，一个订单）放在一个组信封中（组信封对于ANSI标准是必须有的，对于EDIFACT标准是可选的）
- 所有的组信封都放置在交互信封中，由发送方传送至接收方
如下图所示：
在适当的部分，会用一对段标识来指明信封的起始和终止位置。以EDIFACT标准为例，用UNH和UNT段标识指明事务组信封，用UNG和UNE段标识指明组信封，用UNA/B和UNZ段标识指明交互信封。通常情况下，用“S”标注开始，用“E”标注结束。下图以采购订单为例，对事务集信封（消息信封）、组信封和交互信封这三个层次进行了说明。
