第3章 控制项目：纵向管理项目的5个阶段
- 轻松自如地控制一切的关键是
- （1）明确判定工作的预期结果（目标）以及为实现目标所需要执行的下一步具体行动
- （2）把一切尚待解决的工作的提示信息安置在一个完善可靠的系统中，并定期回顾和审阅。这就是我所说的“横向”管理的重点
强化“纵向”工作
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复制当你着手处理平凡琐事的时候，必须着眼于大局，这样一来，所有的烦琐小事才能够沿着正确的方向发展。——阿尔文·托夫勒
- 了解如何进行“纵向”思考，并将思考结果有效融入你的个人管理体系中，这就是知识工作所需要的第二套强有力的行为模式
- 这种“纵向”思考的方式并不要求详尽周密。你所需要做的就是非正式思考，我把它称为“简式计划”（又称“信封背面的计划”）——当你在咖啡馆里与同事讨论你们的日程安排或销售报告时，可能会随手将想到的事情罗列在信封的背面或餐巾纸上
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复制我们的最终目标是把各种工作和情况赶出你的大脑，但决不丢弃任何具有潜在价值的想法
自然计划模式
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复制理性思维的关键是更加理性的思考
自然计划法不一定就是常规做法
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复制如果你在产生各种想法之前，满心期待着想出一个好主意，那么，你就不会拥有太多想法了
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复制当你发现自己身陷一个黑洞时，就应该立刻停手，绝不要再继续挖了。——威尔·罗杰斯
自然计划法的技巧：5个阶段
目标
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复制当你已经忘却了自己的目标，却还一再加倍付出时，你就是处在狂热之中了。——乔治·桑塔耶纳
- 了解并弄清任何一种行为的目的，对调整关注范围、创新性发展和合作具有重要指导意义
思考“为什么”这个问题的价值
- 界定成功
- 建立决策标准
- 调配资源
- 激发动机
- 阐明重点
- 拓宽选择
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复制人们喜欢赢，但如果你对自己的行动目标不是一清二楚的话，你将会失去获胜的机会
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复制通常，做出一个艰难决策的唯一途径就是，回到目标上来
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复制如果你对自己行为的动机缺乏清醒的认识，你就不可能尽力而为
- 阐明重点：当你紧紧抓住了你工作的真正目标时，一切就变得一目了然了。你只需花上两分钟写下你工作的主要原因，你心目中希望实现的预期目标就会陡然清晰起来，就像用一架望远镜来会聚成像一样
原则
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复制简单清楚的目标和原则可以激发复杂而机智的行动。复杂烦琐的规则和条例将使行动变得单一而愚昧。——迪伊·霍克
- 产生心理压力的一个主要原因是，别人的行为超越了你设立的标准，或者别人容忍此类行为存在。主动与别人交流沟通并澄清这些原则将有助于积聚力量，防止不必要的抵触和冲突。以问自己这样一个问题作为开始：“什么样的行为可能会损害我正在进行的工作？我怎样才能防止这类情况的发生？”这个问题是你设立标准的一个良好起点
- 就像目标赋予我们十足的干劲儿和方向感一样，原则界定了我们行动的限制因素以及行为的标准
前景/结果
- 目标和原则提供了动机和监控手段，而前景则是描绘最终成果的一个现实的蓝图
聚集的力量
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复制想象力比知识更重要。——阿尔伯特 爱因斯坦
- 当你把精力聚焦于某件事情上（如计划中的假期，正要去参加的会议，或者正在准备发布的新产品），你会即刻转入充满灵感的思维模式，而这是平时无法达到的效果
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复制自发的创造机制是以目的论为根据的。它是遵循着目标和成果而运作的。一旦你为它设立了明确的目标，你就可以依赖它的自助导航系统引导你达成这个目标。这要比你完全凭借自己的意识思维效果好得多。只需把目标想象为结果，你的自发创造机制就会自行运作起来。——麦克斯韦·莫尔茨
- 当你的大脑中产生了一个清晰的镜像，描绘出你所渴求的事物，并且专注于这个事物时，你的大脑就会自动帮助你捕获生活中的相关信息了
阐明结果
- 只有经历过，才能积累经验
- 如果某种情况曾经发生过，或者你有过类似的成功经历，那么，在脑海中预想再次出现类似的情境就会很容易。然而，如果面对一个全新而陌生的领域，设想自己获得成功的情境，就可能会非常困难
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复制通常，在你促使事务在现实生活中发生以前，你需要首先在大脑中进行构思
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复制我总是想成为一个大人物。也许我早该更具体一点。——莉莉·汤姆林
- 在知识工作的领域中，最有效的生活技能之一就是创造出清晰可见的结果，这也是我们为了实现职业和个人成功需要进行艰苦磨炼的重要技能之一
- 当项目完成之后，会是怎样一番景象呢？你希望客户在听了你的报告之后有什么样的感受，了解到哪些情况，采取哪些行动？从现在算起3年后，你的事业将有何发展？一个理想的财务主管将会如何处理他的工作？
头脑风暴/集思广益
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复制想到一个好主意的最佳途径是拥有许多想法。——莱纳斯·波林
捕捉你的想法
- 允许自己捕捉并表达任何一个念头，稍后再去考虑是否符合需要及如何操作。当你的心头涌现那个想法时，就立刻把它记录下来，这至少意味着你不必再去绞尽脑汁地“构思”了
分布式认知
- 如果你缺乏一个系统来辅助你保存和回顾这些想法，那它们可能很快就烟消云散了
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复制没有什么事情比你只拥有一个想法更危险。——埃米尔·查特
头脑风暴的关键技巧
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复制只有那些能轻快地运用自己的观念的人，才是自己观念的主宰；只有那些能做自己观念主宰的人，才不被观念所奴役。——林语堂
- 启动思维、强化打破常规的思考模式
- 不判断、不质疑、不评估、不批判
- 追求数量、不求质量
- 把分析组织工作置于次要的地位
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复制有时，确定可能出现的最坏情形是形成关于成功的好主意的最佳方法
- 记住，一定要确保没有遗漏，这样你才能步入下一个阶段，开始选择方案，对工作进行组织整理
组织整理
- 一旦你把头脑中的一切想法清理出来，一目了然地全部摆在你面前，你就能自然而然地发现它们之间存在的联系和结构
- 通常情况下，当你明确了主要和次要因素、先后次序以及事务的轻重程度时，组织整理便不请自来了
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复制项目计划可以将项目的目标进一步分解，然后再对这些小目标进行安排
组织整理的基本要点
- 明确事件的重要组成部分
- 整理分类（按照下面一个或多个标准）
- 构成因素
- 先后顺序
- 重要程度
- 足够详细的描述
下一步行动
- 如果一项任务是需要付诸行动的（具备操作性的），那么其具体的下一步行动方案就必须予以落实。[2]如果你对某件事情感到一筹莫展，干脆问你自己这样一个问题：对于这件事情，你打算具体做些什么？你的回答可以检验你对这项工作是否已经深思熟虑过了。如果你现在还无法回答，那就表明你自然计划法前期某个阶段的工作没有到位，还有待进一步加强和提高
基本要点
- 针对当前这项工作进程中的每一个环节，确定下一步行动
- 如果有必要的话，在计划过程中就确定下一步的行动方案
抓住关键
- 对于一项任务，如果在执行每个行动之前，都有与之对应的“下一步行动”计划，而不会莫名其妙地冒出另一个必须先行处理的事件，那么我们就可以认为，这个项目计划是完整充分的
需要更多的计划吗？
- 如果你感到目前的状况还不足以让你规划出下一步行动的话，又该怎么办？当然，这之间还有一个行动步骤，即分析处理。计划过程的下一步是什么？搜罗更多的主意
- 不论在什么情况下，都不要忘记明确下一步的行动。养成这一好习惯，才能确保你轻松自如地控制局面
当下一步行动需要由别人完成时
- 如果下一步行动不属于你的工作范畴，那么你就必须明确这个行动属于谁的工作范畴（这也就是“等待”清单的主要用途）。如果是以小组的形式来完成某个项目，一般来说是没有必要对大家说明每一个具体任务的负责人的
- 如果大家在讨论计划的时候更加注重实际情况，那么这就一定会帮助大家注意到以往注意不到的细节和漏洞，并尽早做好相关的准备工作
你需要计划到什么程度？
- 你到底需要多翔实的计划？需要详细到什么程度呢？一个简单的回答就是，只要能够让你的大脑摆脱事务的纠缠就足够了
- 一般来说，一些事件总是沉重地压在你的心头，是因为你没有恰如其分地界定这些工作的预期效果、下一步的具体行动，或者是由于你没有把相关的提示信息安置在一个能够随时查阅的可靠系统中。除此之外，你也许并未充分地构思在实施过程中的一些具体细节、观点和解决方案，以至于你无法确信你所描绘出的蓝图
- 事实上，许多项目，仅仅需要我们开列出一个清单，概括出预期的效果以及各阶段的行动步骤，就足以解放我们的大脑了
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复制如果某项工作还徘徊在你的大脑中，那就说明你还需要进行更多思考
- 另外大约有15%的工作，需要运用一些外在的辅助手段——也许是使用思维导图法，也许是采用某种文字处理软件或PowerPoint来记录一些信息
- 关于最后那5%的工作内容，你必须认真权衡，仔细考虑，审慎地实施自然计划法中的某个或某几个步骤。这种计划模式能帮助我们对各项工作加以分解，并推动工作的各个部分向着正确的方向发展
需要让事务更加清楚吗？
- 如果你想使自己的工作更加清晰，那么顺着自然计划法的模式“向上”思考是一个好办法
需要采取更多的行动吗？
- 如果你所需要做的是落实更多的行动，那你就可以顺着自然计划法的思考模式“向下”走。也许一项任务的目标令人振奋，但是到了实施的时候，却发现实现这一目标困难重重
- 有时会出现这样的情况：我们在会议上反复讨论并得出了很多想法和主意，但当会议结束时，我们却没有明确下一步的具体行动
- 在生活、工作两个最基本的层面付出最小的投入，获取最大的工作效率。这两个基本层面就是：我们要执行的行动和我们正在推进的项目（这些项目催生了行动）
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复制你并不需要新的技能来提高你的效率、减轻你的压力，只需采取一系列完善的行动
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复制计划把你卷入到工作中，但是你必须自己想方设法冲出来。——威尔·罗杰斯
