EDI 电子数据交换全解指南

2019-12-26 18:19:36 浏览数 (1)

EDI（Electronic Data Interchange，电子数据交换)技术使得企业与企业（B2B）实现通信自动化，帮助交易伙伴和组织更快更好地完成更多工作，并消除了人工操作带来的错误。从零售商到制造商、物流公司、航空公司、医疗保健提供商、保险公司等，许多生产、运输、购买且销售商品以及提供护理的组织都得益于EDI技术的应用。

尽管EDI自20世纪60年代以来就被广泛使用，但如今它正在被应用于更多新的用途，使供应链自动化、数字转换成为可能，甚至成为工作流和业务流程自动化的一个关键部分。本文将让EDI进行全面的解读，帮您短时间内快速掌握EDI基础知识。

EDI是什么

EDI（Electronic Data Interchange)是交易伙伴之间为了能自动地进行业务单据传输，在计算机与计算机之间建立的一个安全、标准的连接。接下来，对EDI各方面逐一分析，让您对于EDI有个全面的了解。

计算机到计算机

  • EDI替代人工B2B通信方式，如邮递、传真和邮件。
  • 文件直接从发送方计算机应用程序传输至接收方应用程序。

传统手工流程

自动化EDI流程

业务单据

  • EDI能自动地传输大批量的业务单据（标准EDI报文或非标准EDI报文）。
  • 常见的业务单据包含：订单、发票、发货信息、物流状态、航运信息、海关信息、库存信息及付款确认。

标准EDI格式

  • 计算机基于国际EDI标准处理计算机可识别的EDI业务报文。
  • EDI标准定义了EDI报文中每个数据片段以及相应的格式，如文件的类型、数据字段、字段格式。
  • EDI标准消除了企业间差异，使得所有业务合作伙伴的计算机使用统一的“通信语言”。
  • 不同的行业、地区和用例存在不同的EDI标准，每个标准有不同的版本，因此EDI通信双方必须使用相同的EDI标准和版本。
  • 常见的EDI标准包含：ANSI X12、UN/EDIFACT、ODETTE、VDA、HIPAA、RosettaNet、IATA Cargo、TRADACOMS等。

交易伙伴

  • EDI报文通常在两个不同的组织之间进行传输，称作商业伙伴或是交易伙伴。 例如：A公司购买B公司货物，业务合作期间，A公司向B公司发送采购订单，反之，B公司向A公司发送装运通知、发票。

安全、标准化的连接

  • EDI技术采用一系列的安全协议来保障EDI报文传输过程的安全性。
  • 交易伙伴之间必须使用相同的、且双方协商确认的协议来进行EDI传输。
  • 建立EDI连接需要基于EDI软件，如RSSBus Connect，低成本快速对接您的交易伙伴。
  • 协议的范围从长期建立的技术，如文件传输协议，到通过AS2的基于网络的电子数据交换，基于应用编程接口的系统，如AS4，以及其他选择，如移动电子数据交换
  • 支持多种协议，从由来已久的协议，如FTP，到基于网络的协议，如AS2，到基于API（应用编程接口）的系统，如AS4。

自动化

  • EDI系统中预先配置好的工作流（workflow）能自动地发送EDI报文。
  • EDI系统的翻译功将EDI报文转换为企业内部应用程序能识别的格式，从而实现自动化处理。
  • 自动化处理流程可以扩展到组织内部的数据集成和其他工作流（workflow）。 例如：企业收到EDI订单报文，物流系统随即生成一个发货任务到仓库的业务人员。

EDI VS 传统的纸质/电子邮件

为了更有效地阐述清楚EDI及其含义，让我们来对比一下使用传统的纸质/电子邮件和使用EDI与交易伙伴进行业务往来的实例。

传统的纸质/电子邮件处理流程：

  • 采购商收到系统通知，需要下订单给供应商，或是在查询完库存后，发现库存不足，需要下订单给供应商。
  • 采购商在采购系统界面输入数据生成订单，随后，打印并纸质订单邮寄给供应商或是发电子邮件给供应商。
  • 供应商收到纸质邮寄的订单，或是电子订单，之后手工录入订单信息到销售订单系统。
  • 供应商打印发票和货物一起打包运送给采购商，或是邮寄，或是电子邮件单独发送给采购商，随后确认关闭订单。
  • 采购商手工录入发票信息到应付账款系统。

以上实例中，邮寄纸质单据会增加大约一周的运输往返时间，同时，使用电子邮件或是纸质单据都无法避免手工操作错误，并且延长了订单处理周期。

EDI处理流程：

  • 库存达到预定的库存预警线，采购商的采购系统自动生成订单，经由EDI系统处理生成EDI格式的订单报文，随后发送到供应商EDI系统。
  • 供应商EDI系统收到订单，并转发至供应商销售订单系统。
  • 供应商系统自动通知运输部门发货。
  • 货物打包完毕准备运输，运输系统生成发货通知给采购商收货部门。
  • 供应商ERP系统生成发票，经由EDI系统处理生成EDI格式的发票报文，随后发送到供应商EDI系统。

EDI应用案例：谁可以使用EDI呢？

没有实际适用性，EDI的定义是不完整的。EDI对于涵盖数千个特定信息交换的各种功能非常有用。以下是EDI实际应用中最常见的场景，每天处理数千种交易类型。

供应链（零售，制造业，汽车业）

  • 购买
  • 订单完成度
  • 送货确认
  • 国际订单
  • 零件订单履行

卫生保健

  • 交换患者健康信息
  • 医疗保险加工
  • 处方信息交换

物流

  • 安排发货
  • 跟踪货物

会计

  • 生成发票
  • 提供审计跟踪

航空

  • 航班信息交流
  • 乘客姓名记录（PNR）
  • 国际合规和标准化

EDI优势

EDI可帮助企业优化供应链的速度、准确性、效率和成本，并在战略业务层面最大化EDI优势。 在这里，我们将介绍EDI对在业务应用中的实际意义。

加快处理速度

  • EDI将商业周期加快了61％
  • EDI能在几分钟内完成交易，而不是花费数天或数周的邮件或来回电子邮件通信
  • 自动化将员工从重复性低附加值的工作上解放出来，促使他们获得更高价值的任务，提升个人收益及价值
  • 快速且准确地处理业务单据，减少重复下单，缺货和订单取消的情况发生
  • 跨供应链自动化应用程序，可确保数据交换定时发送并实时跟踪 * 缩短订单处理和交付周期，有效地减少库存积压

降低成本

  • EDI降低了纸张，打印，复制，存储，归档，邮资和文档检索成本，帮助企业节省了超过35％的交易成本
  • 对于处理大量交易信息的买家而言，使用EDI让他们获得了付款折扣，每年节省数百万美元
  • 在某些情况下，每订单EDI处理成本仅为手动处理的1/20
  • EDI消除了由于传真难以辨认，订单丢失或电话接听错误而导致的错误

更准确

  • EDI可减少30-40％错误交易
  • EDI消除了难以辨认的手写，丢失邮件和键入错误导致的人为错误

改善业务合作关系

  • 缩短了订单到现金的周期，卖家现金流得到明显改善
  • 实际上，EDI缩短了订单到现金的周期时间约20％以上，从而改善了业务流程以及与合作伙伴的关系
  • 减少错误处理带来的争议，节省业务人员宝贵的时间

战略利益

  • EDI提供对交易状态的实时可视性，实现更快的决策制定，更好地响应客户和市场需求，帮助企业及时采取应对措施
  • 产品功能增强，缩短交货时间
  • EDI提供了一种通用的全球商业语言，简化了进入新领域的过程

环境效益

  • EDI替代纸质单据，减少二氧化碳排放，促进资源可持续性
  • EDI提高了运营效率，减少了错误和资源浪费

EDI工作原理

发送EDI文档的过程分为三个步骤：准备要发出的数据文档，将其翻译成EDI格式，之后将其发送给交易伙伴。 为了给出一个EDI如何工作的例子，以交换采购订单（PO）和发票为例，说明EDI处理订单（PO）和发票的过程。

1.文件准备

以PO和发票为例，买方在采购系统中准备订单。

  • 买方收集并整理数据，以便EDI发送
  • 例如，EDI系统不是打印PO，而是创建EDI文档所需信息

那你怎么准备文件呢？有以下几种方法：

  • 从电子表格或数据库导出数据
  • 将电子报告重新格式化为数据文件
  • 增强应用程序，创建用于EDI转换的文件
  • 购买能将业务系统数据转换为EDI文件的EDI软件/系统
  • 手工输入数据 理想情况下，尽可能多地消除手工输入数据，以节省时间并提高准确性。

2：EDI文档翻译

下一步，通过EDI软件翻译功能将内部数据格式转换为EDI标准格式。或者，您可以将数据发送给EDI服务提供商，帮您完成内部数据到EDI格式的翻译工作。 在示例中，PO被转换为EDI 850采购订单文档。

3：建立连接 & 传输EDI文档

将得到的EDI 850采购订单发送给供应商，最常见的几种EDI连接方式包括：

  • 通过安全的Internet协议（如AS2）实现直接的点对点的直连EDI连接
  • 连接到EDI网络提供商，也称为增值网络（VAN）提供商
  • 点对点的直连EDI连接和VAN的组合，具体取决于所涉及的合作伙伴和交易量

对于EDI网络提供商或增值网络（VAN），买方使用其首选通信协议，进行安全可靠的EDI传输。然后，网络提供商使用供应商的首选通信协议连接到供应商，确保供应商收到订单。 在某些情况下，VAN可以减少设置和维护，但对于许多用例来说往往比直连EDI集成更昂贵，因为它们对每笔交易或甚至是订单项收取费用。

使用密码、用户标识、加密算法在整个传输过程中保障数据安全。买方和供应商的EDI应用程序都会准确地自动编辑和检查文档。 在我们的EDI协议类型的完整指南中，列举了各种EDI文件传输选项，帮助您为选择更适用于企业现状的协议。

EDI报文结构

为了让您更好地了解EDI是什么，让我们来看看EDI内容的关键部分。 EDI报文由三个核心部分组成：信封（envelope），段（segment）和数据元素（element），格式符合特定的EDI标准。 EDI报文，如EDI 850采购订单报文遵守严格的格式规则，这些规则准确定义文档中每个数据的位置和业务含义，以便数据传输双方EDI系统可以立即找到所有关键业务数据。例如，买方公司名称、采购订单编号、购买的商品及价格。然后，数据将以预先约定好的内部格式进入供应商的订单系统中，无需手动操作。

信封（envelope）

EDI文档传输使用三个信封系统容纳交易集：

  • 消息信封
  • 组信封
  • 交换信封

段（segment）

EDI事务集中的段（segment）由一组相似的数据元素（element）组成。

数据元素（element）

数据元素（element）是EDI事务集中的数据，例如，购买的商品、数量等。

EDI实施：设置和合规性检查表

实现EDI合规最终意味需要满足以下三个条件：

  • 具备实施EDI项目的软硬件环境
  • 保持通信双方的EDI系统配置正确且一致
  • 选择符合国际标准的传输协议及报文标准

实施EDI项目，您需要采购、设置或租赁以下关键组件：

  • EDI软件，用于EDI数据传输、EDI数据映射或是EDI报文翻译
  • 有网络连接
  • 硬件：服务器或PC，通信设备和外围设备
  • 安全的办公空间和受监控的安全性
  • 数据备份和冗余，保障数据可靠性
  • 用于EDI交易与后台系统的任何集成的软件
  • 能实现不同合作伙伴的各种EDI报文类型的映射，将EDI报文映射为业务文档

此外，培训相关的技术或是业务人员如何使用EDI软件和通信设备，或者选择EDI解决方案提供商来完成项目实施及培训工作。

保持通信双方的EDI系统配置正确且一致

您的EDI与您集成合作伙伴的系统的一样有价值。关键在于：

  • 确定您将用于发送和接收EDI报文的EDI传输协议（例如AS2，OFTP、FTP、SFTP等）。请参阅EDI协议类型指南
  • 选择并实施正确的EDI业务类型，如850采购订单。请参阅EDI业务报文类型
  • 将EDI与您的其他运营，物流或第三方物流，会计和订单履行系统联系起来，有助于更广泛的应用EDI技术
  • 正确地与您的合作伙伴完成EDI数据映射，翻译和业务测试

根据您的设置，这可以包括相互选择EDI解决方案和EDI集成提供商。最终，您需要正确的解决方案来帮助您最大化合作伙伴关系。设置越简单，您就可以更快地实施EDI并节省时间和金钱，同时增加与合作伙伴的关系。

选择符合国际标准的传输协议及报文标准

通用的标准是将EDI结合在一起的粘合剂。主要认证机构管理这些标准，可以帮助您评估各种解决方案。

  • 美国国家标准协会（ANSI）
  • 美国使用的X12 EDI标准
  • UN / CEFACT
  • 证明流行的国际EDIFACT标准
  • GS1
  • 认证几种行业特定的国际EDI标准（基于EDIFACT构建）
  • Drummond
  • 通过严格的互操作性测试认证EDI软件，确保不同的EDI工具能够成功地相互通信
费用中心 自动化

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