以收发采购订单和发票为例，让我们来比较传统纸质单据和EDI（电子数据交换）分别是如何实现的。
纸质单据的流程一般如下： – 库存系统在库存不足时，通知采购商下订单，或在人工查询库存后，确认需要创建订单。 – 采购商在采购系统中输入数据、创建采购订单、打印并邮寄给供应商。 – 几天后供应商收到纸质采购订单，手动将其录入销售系统。 – 之后供应商创建发票，打印后随货附上，或进行单独邮寄。 – 采购商收到纸质发票后，手动将发票数据录入应付账款系统。 – 至此，这两项业务通过纸质单据完成。
再来看看EDI（电子数据交换）的流程： – 采购商的采购系统，在库存不足时，生成采购订单。利用EDI系统，自动发送EDI格式的采购订单给供应商。 – 在几分钟内，供应商的EDI系统收到EDI采购订单，销售订单系统自动抓取EDI系统接收的采购订单数据，通知运输部门发货，并生成EDI发票，直接通过EDI系统发送给采购商。 – 采购商通过EDI系统接收发票，并将发票数据自动录入应付账款系统。
采用EDI进行业务数据传输，整个流程可以在数小时内完成，大大减少人工的工作量以及处理时间，高效便捷，显著缩短了回款周期。而采用纸质单据会增加一周的时间。此外，如果手动录入数据时出现错误，所耗时间又会额外增加。
