财务系统需求分析 用户分析 功能需求

1. 引言

1.1概述

本文档为财务管理软件系统的需求文档。首先简单介绍了有关会计的相关知识，以及会计在处理账务时的流程和一些列操作，然后着重介绍了为实现会计办公无纸化而设计的管理软件，分析了该系统应该具备的功能，并对每一个功能模块的具体功能做了详细的介绍。

首先对文档中需要用到的会计类专有名词进行简单的解释。

• 会计要素：资产、负债、所有者权益、收入、费用和利润。
• 会计科目：简称科目，是对会计要素的具体内容进行分类核算的项目，是进行会计核算和提供会计信息的基础。按照反应的经济内容可分为：资产类科目、负债类科目、共同类科目、所有者权益类科目、成本类科目和损益类科目。按照提供信息的详细程度可以分为总分类科目和明细分类科目。
• 账户：是根据会计科目设置的，具有一定格式和结构，用于分类反应会计要素增减变动情况及其结果的载体。按照核算经济内容可分为：资产类账户、负债类账户、共同类账户、所有者权益类账户、成本类账户和损益类账户。按照提供信息的详细程度可以分为总分类账户和明细分类账户。
• 会计制度：不同的会计制度，对应不同的会计科目。国家统一的会计制度是由国务院财政部门根据会计法制定的关于会计核算、会计监督、会计机构和会计人员以及会计工作管理的制度。各省、自治区、直辖市以及国务院业务主管部门，在与会计法和国家统一会计制度不相抵触的前提下，可以制定本地区、本部门的会计制度或者补充规定。

会计账簿：按用途会计账簿分为序时账簿（又称日记账）、分类账簿（分为总分类账簿和明细分类账簿）、备查账簿（又称辅助登记簿或补充登记簿）。按账页格式分为两栏式账簿（只有借方和贷方两个金额栏目）、三栏式账簿（设有借方、贷方和余额三个金额栏目）、多栏式账簿（账簿的两个金额栏目——借方和贷方，按需要分时若干展览的账簿）、数量金额式账簿（在借方、贷方和余额三个栏目内每个栏目在分设数量、单价和金额三小栏）、横线登记式账簿（又称平行式账簿，将前后密切相关的经济业务登记在同一行上）。

• 借方和贷方：在借贷记账法中，“借”、“贷”只是记账符号，已失去原有的含义。借贷双方按相反方向记录增加数和减少数，有借必有贷，借贷必相等。至于“借”表示增加还是“贷”表示增加根据账户的性质与记录经济内容的性质有关。通常，资产、成本和费用类账户的增加用“借”表示，减少用“贷”表示，负债、所有者权益和收入类账户的增加用“贷”表示，减少用“借”表示。
• 凭证：分为原始凭证和记账凭证。原始凭证是在经济业务发生或完成是由相关人员取得或填制的，泳衣记录或证明经济业务的发生或者完成情况的原始凭据。记账凭证是会计人员根据审核无误的原始凭证进行分类、整理，记载经济业务简要内容的会计凭证。
• 账套：核算一个单位（核算对象）整套帐务的数据库。如一个公司建立一个账套，该账套就包含了公司内所有的账务信息。
• 会计区间：一个记账区间，通常是一个月。

1.2用户分析

财务管理软件系统理论上可以使用于任何单位。不同的用户群体对软件需求的不同主要体现在会计制度和会计科目上，只要根据用户的需求，改变适用的会计科目即可满足各种类型的用户。 

但在实际操作过程中，不同的会计科目会产生不同的编码方式以及不同的算账方法。目前我们的用户主要是医院，所以在本文档中，主要以医院的会计制度为基础，介绍相应的需求，附录一是公立医院的会计科目，附录二是基层医疗卫生机构的会计科目。

1. 功能需求

2.1总体功能介绍

财务业务主要分为两大类，一类是主要由会计操作的账务处理，即凭证录入->凭证审核->凭证记账->期末处理->生成电子报表，其中期末处理包括核对凭证、核对账簿、期末结转、试算平衡、结账，如图1所示；一类是由出纳操作的出纳管理，即出纳登录、登记出纳账、库存现金日记账，银行存款日记账，结账，如图2所示。

图1 账务处理

图2 出纳管理

根据财务业务的需求，财务管理软件至少应该具备以下五个模块：

• 系统设置：登录账套设置、用户权限设置、操作日志、账套备份。
• 基础数据设置：期初设置及数据导入、科目设置、常用凭证摘要设置、辅助核算设置、套打模板设置。
• 账务处理：凭证管理、账表输出、期末处理、辅助核算。
• 出纳管理：出纳登录、现金日记账、银行日记账、结账。
• 电子报表：常用的电子报表

图3 财务管理软件功能模块

2.2功能需求分析

2.2.1系统设置

1. 登录设置

打开网页，首先出现一个类似图4（a）所示的登录界面，界面中有新建账套、打开账套、查询账套按钮。

首次登录需要新建一个账套，点击新建账套按钮，出现公司信息设置窗口，填写相关的信息，如企业名称、纳税人类型、纳税编码等，如图4（b），然后点击下一步。紧接着是选择财务制度及其对应科目的界面，如图4（c），财务制度和会计科目在创建账套完成后一般不会轻易更改。点击完成按钮，创建账套完毕，随后会出现一个登录界面，如图4（d）。系统会分配一个超级管理员的用户，第一次登录使用超级管理员账号即可登录进入刚才新建的账套中。进入到账套中后可以在用户设置中更改超级管理员账号的信息、添加本账套的操作人员并分配权限。

登录已创建的账套需要选中某账套，双击或点击打开账套按钮，进入账套登录界面，登录进入账套。

（a）

（b）

（c）

（d）

图4

1. 用户设置

用户设置功能有三个子功能：添加用户、为用户分配权限、修改当前登录人登录信息。

添加用户时需要为用户分配用户名和密码；为用户分配权限时选择该用户可以对哪些模块进行操作；修改当前登录人信息只能修改密码。通常会为会计、账套主管设置全部权限。图5是添加用户和分配权限界面。

图5 用户设置

（3）操作日志

记录每个用户登录和退出系统的时间，并且在系统中的每一步操作。操作日志可以查询每一天的用户登录和操作情况。如图6所示

图6 操作日志

1. 账套设置和备份

账套设置选项中可以查看账套的全部信息，如公司信息、会计制度、会计科目、账套创建时间等，其中可以对公司的具体信息进行修改，如果需要对会计科目进行修改或导入，可以在基础信息设置下的科目设置中更改。

账套备份功能中，可以通过设置备份路径、备份时间、备份频率、备份方式（自动备份、手动备份）进行备份。手动备份还可以选择备份内容，备份全部数据，或选择备份部分数据。

2.2.2基础信息设置

1.  科目设置

会计科目主要分为六大类：资产类、负债类、共同类、所有者权益类、成本类和损益类，其中损益类包括收入类和费用类，如图7所示。不同性质的单位包含的科目不同。一级科目是财政部制定的，单位在不违反会计准则的前提下，可以根据本单位的实际情况自行增设，分拆，合并会计科目。不存在的交易或者事项，可不设置相关会计科目。附录1是财政部制定的公立医院的会计科目名称和编码。

图7 会计科目

在一个系统中会计科目和编码必须是统一的，以便于编制会计凭证、登记账簿、查阅账目，实行会计信息化管理。我国最新的《企业会计准则》规定，三级明细科目采用8位数字编号，一级4位，二级2位，三级2位。所以，我们采用的科目分级编码格式为4-2-2-2-2。

一级会计科目：采用四位编码，第一位表示科目类别，其中1表示资产类，2表示负债类，3表示所有者权益类，4表示成本类，5为损益类（根据实际情况没有的科目不必编码）；第二个数字可以划分大类下面小类；剩余两码为流水号。

二级会计科目：采用六位编码，其中前四位为一级科目的代码，后两位为流水号。

三级会计科目：采用八位编码，前六位为二级科目代码，后两位为流水号。

以此类推。总体来说编码遵循的原则为唯一性、统一性、可扩展性。添加科目时，科目编码由系统自动生成。

点击科目设置，进入如图8所示科目信息界面。界面中应该包含增加科目、删除科目、查询科目、导入科目、显示科目信息列表的功能。

增加科目：是给一级或二级科目添加下级科目。当为某个科目添加下级科目时，会出现类似如图8中对话框所示的编辑会计科目对话框，需要填写科目名称、选择科目属性、借贷方向，选择需要挂的辅助核算方式，其他的系统自动生成。每一个科目都可以挂辅助核算。

删除科目：选中需要删除的科目点击删除按钮即可。

查询科目：在输入框中输入与要查询的科目有关的信息，如科目编码、科目名称、上级科目信息等，点击查询按钮，查询相关科目。

科目导入：下载模板，在模板中编辑科目信息，然后将模板导入，系统根据模板的信息自动匹配，生成列表。

科目信息列表：列选项包括科目编码、科目名称、助记码、科目性质、辅助信息、借贷方向、建立日期、修改日期。其中科目性质为该科目所属的大类，辅助信息为该科目挂的核算方式。

图8 科目设置

1. 期初设置及数据导入

新创建一个账套时，需要将单位之前的期末信息导入到系统中，主要是之前的所有的科目中的余额导入新建账套中科目的期初余额中。

（3）常用凭证摘要设置

用户根据需求自身需求添加摘要信息目录，用于填制凭证时选择，提高制证效率。

如图9所示，该项功能应该包含增加、删除、修改、保存、打印选项。

增加一条记录时，用户填写摘要代码、摘要内容、科目名称，系统自动生成助记码，用户也可以自己填写助记码。显示时按科目显示摘要内容。

图9 常用凭证摘要

1. 辅助核算设置

辅助核算是对账务处理的一种补充，一般通过核算项目来实现。核算项目是会计科目的一种延伸，设置某科目有相应的辅助核算后，科目可以按核算项目进行更为明细的核算。

常用的辅助核算方式主要有现金流量、往来单位、科室、资金来源、结算方式、项目等。用户也可以根据需求添加其他的核算方式。

点击添加按钮，添加辅助核算方式，如图10（a）所示。然后点击核算方式进入设置核算项目界面，如图10（b）所示。每增加一项核算项目都需要设置编码、项目名称，也可以按模板导入。图11是辅助核算方式列表，图12分别是现金流量、资金来源、结算方式的核算项目列表。

（a）

（b）

图10

图 11辅助核算方式列表

1. 现金流量核算项目列表

（b）资金来源核算项目列表

（c）结算方式核算项目列表

图12 核算项目列表

1. 套打模板设置

不同的报表有不同的打印格式，需要设置相应的打印模式。在整个系统中，所有的报表、凭证、账表都需要能够按要求打印。

点击界面中的打印按钮时，应该跳出打印设置对话框，如图所示，按照打印的内容选择需要的打印模板。主要模板有凭证模板、明细账模板、总账模板、余额表模板。如图13所示

（b）

图14 套打模板设置

2.2.3账务管理

1. 凭证管理

凭证管理主要分四部分：凭证编制及保存模板、凭证管理、自动生成凭证、凭证汇总。其中凭证管理包括凭证审核、凭证记账与反记账、凭证作废。凭证处理过程如图15所示。

图15 凭证处理

• 凭证编制及保存模板

如图16所示，是编制凭证界面，有新建、保存、保存模板、导入模板、打印功能。点击新建按钮，新建一个凭证，如果之前有数据，弹出是否清空对话框，确认清空。点击保存模板将当前凭单保存为模板，设置模板名称。点击导入模板，弹出模板列表，选择模板，自动导入已保存的模板。已审核和已记账的凭证也可以保存模板。

编制一个完整的凭证包括：制证日期、凭证号、附件数、借方摘要、借方科目、借方金额、贷方摘要、贷方科目、贷方金额、制证人。

制正日期和凭证号系统自动生成，制证人为当前登录用户。

附件数是生成该凭证依据的原始凭证数。

摘要：可以手动填写，摘要栏应有一个选择列表的按钮，点击出现常用摘要列表，选择列表中的摘要，自动录入。

科目：填科目代码或科目名称会自动检索科目，选择科目后，如果该科目挂有核算方式，会自动弹出该核算方式的核算项目，让用户选择，挂有核算方式的科目必须填写核算项目，否则该凭证不能生成。

借方金额和贷方金额必须相等，否则“弹出借贷不平衡”提醒，凭证不能生成。

表格最下方一行分为三栏，是合计金额，第一栏是借方或者贷方金额的总和的大写，后两栏分别是借方和贷方金额的总额，由系统自动生成。

图16 编制凭证

• 凭证管理

如图17所示，是凭证管理界面。所有的凭证都在凭证管理中，区分凭证的选项有：全部凭证、未审核凭证、已审核凭证、已结账凭证、已作废凭证。

凭证管理中需要的功能有审核、记账、作废、反记账、打印。编制的凭证需要审核，审核过的凭证需要记账，如果凭证错误或者想要丢弃，选择作废按钮。选择未审核凭证栏，点击审核，审核凭证，选择已审核凭证栏，点击记账，对凭证记账。凭证状态的改变按照未审核->已审核->已记账逐步进行。审核过和已记账的凭证不能进行修改，但是可以作废。

反记账功能是在发现审核过或者记过账的凭证有错误，通过反记账->审核->未审核的步骤，一步一步返回到未审核的状态，进行修改，修改后的凭证重新按照审核->记账的步骤进行。如选中已记账的凭证点击反记账，该条凭证回到已审核状态，选中已审核的凭证点击反记账，该条凭证回到未审核状态。如图15所示。

凭证列表的表头应该有选择凭证的日期选项，选择日期区间，显示凭证列表，通常日期区间显示的是当月月初到当月月末的时间区间。凭证列表的列选项包括：会计区间、凭证号、凭证日期、摘要、合计金额、附件数、制单人、制单日期、审核人、审核日期、记账人、记账日期、备注。会计区间是按月划分的，合计金额为每张凭证的借方或者贷方总额。双击一条记录可以查看该条记录的详细凭证。

图17 凭证管理

• 自动生成凭证

通过与HIS、OA等系统接口，提取数据，自动生成凭证。

图18 自动生成凭证接口

• 凭证汇总

凭证汇总是按照科目显示选中科目下的凭证。点击凭证汇总出现一个左侧是科目列表，右侧是凭证列表的界面，凭证列表表头有会计区间、具体日期、凭证状态、科目分级选项，通过选择上述选项查询符合要求的凭证，也可以通过点击左侧的科目，显示某一科目的凭证。如图19所示。

（b）

图19 凭证汇总

1. 账表输出

账表是根据记账后的凭证生成的。主要有科目总账表、科目余额表、科目明细表。

• 科目总账表

科目总账表是三栏式、借贷余的账表，体现的式各个一级科目在某一时间段借方金额、贷方金额和余额累计情况。如图20所示。

总账界面左侧是科目一级结构树，只显示一级科目；右侧是总账列表，点击左侧的科目可以在右侧显示该科目下的总账，默认显示全部科目列表。列表上方有选择会计区间、选择科目区间、打印的功能。

列表的列选项包括科目编码、科目名称、会计区间、摘要、借方金额、贷方金额、借贷方向、余额。其中摘要包括期初余额、本期合计、本年累计。横向是各个科目，每个科目都要体现期初余额、本期合计、本年累计。

借方金额是累计该科目下的所有凭证的借方金额，贷方金额是累计该科目下的所有凭证的借方金额，余额是期初余额加借方金额减贷方金额。

（a）

（b）

图20  科目总账表

• 科目余额表

科目余额表的主要内容是每个科目（一级科目及其下设科目）在某会计区间的期初余额、本期发生额、期末余额和本年累计发生额。左侧是科目多级结构树，点击显示该科目的信息列表，右侧是余额表，表头设有科目选择（包括查看一级科目、查看二级科目、选取科目区间）、会计区间选择、打印功能。余额列表列选项包括期初余额、本期发生额、期末余额和本年累计发生额，每一列有分为两列——借方和贷方。如图21所示。

期末余额 = 期初余额   本期借方金额 - 本期贷方金额

（a）

（b）

图21 科目余额表

• 科目明细账

科目明细账与凭证汇总类似，体现的是各个科目下所有已记账的凭证的详细列表。如图22所示。

左侧是科目多级结构树，右侧是明细账列表默认显示全部明细账，通过点击选取左侧科目书，查看某一科目的凭证信息。表头有科目选择、会计区间选择、打印功能。

明细账列表包括凭证编制日期、凭证号、凭证摘要、借方金额、贷方金额、接待方向、余额。余额是发生该笔凭证后该科目的余额，即：

余额 ＝ 期初余额 ± 之前凭证发声额 ± 当前凭证发生额。

图22 科目明细账表

1. 期末处理

每个会计区间到月末时都要进行期末处理，期末处理包括：核对凭证、核对账簿、期末结转、试算平衡、结账、凭证重排序。处理流程如图23所示。

图23 期末处理

核对凭证是查看是否有未记账的凭证需要处理，如果全部凭证都已经进行了记账操作，则进行下一步。 在审核凭证的过程中，如果凭证因为作废等原因使得凭证号不连续，可以通过凭证冲排序功能重新对凭证进行排序，使凭证号连续。

由于账簿都是系统自动生成的，只要凭证没有记错，一般是不会发生错误的。会计需要核对的是银行对账单，这项操作是需要手动处理的。自动进行下一步。

期末结转即结转损益，是指损益类科目的余额将全部结转到“本年利润”中，结转后损益科目余额为零的过程。根据附录1公立医院的科目表，损益类科目为收入类和费用类，本年利润对应的科目为净资产类中的本期结余，即收入类的放借方，结转到贷方的本年利润里，费用类的放贷方，结转到本年利润的借方里。损益类科目为零的就不需要结转了。这一步需要会计制作凭证，系统查询损益类科目是否为零，如果不为零则账不平，不能进行下一步。

试算平衡是通过对所有账户的发生额和余额的汇总计算和比较，来检查记录是否正确。试算平衡有两种方式一种是发生额试算平衡，一种是余额试算平衡，公式如下：

发生额试算平衡

全部账户本期借方发生额合计 = 全部账户本期贷方发生额合计

余额试算平衡

全部账户借方期末（期初）余额合计 = 全部账户贷方期末（期初）余额合计

以上步骤全部完成就可以结账了，结账后所有的账不能再更改，并将本期各科目的期末余额自动转入下一期的期初余额中。

在进行期末处理的过程中，不能在进行任何其他的操作，例如编制凭证、修改凭证等。结过账之后如果发现账有问题，可以通过反结账功能重新回到未结账状态进行修改，修改完成后重新结账。

（a）

（b）

图24 期末处理

1. 辅助核算

辅助核算是按核算项目实现的，核算项目是会计科目的一种延伸，形式上与科目相同，在按照核算项目对核算方式核算时，可以参照输出的科目总账、科目明细表、科目余额表生成相应的表单。

图25是按照现金流量核算方式生成的汇总表、明细表和总账表。左侧显示核算方式的核算项目结构树，右侧显示列表，表头包含会计区间选择、核算项目选择、打印等功能。不同的核算账表根据核算方式的不同而不同，按照实际情况设计生成。

（a）现金流量汇总表

（b）现金流量明细表

（c）现金流量总账表

图25 现金流量核算方式生成的账表

2.2.4出纳管理

出纳管理可以看做是整个财务管理软件中的一个子系统，出纳登录后进行相应的操作。出纳的操作对象主要是库存现金和银行存款，对每一笔现金的支出和流入、每一笔银行存款的支出和流入记账，每天都对当天的账进行核算，核对余额是否与现金、银行账户一致。每个月需要结账，这里的结账区别于于账务管理中的结账，只是出纳子系统的结账，结账后账单不可修改。

出纳根据自己的账单，按类别汇总原始凭证，编制记账凭证，然后经由会计审核记账。

1. 出纳登录

出纳记账时首先需要登录，有自己的登录名和密码。

登录到出纳系统后需要选择科目名称及其代码（二者一一对应）、登记日期（自动生成），库存现金存款或者银行存款，选择不同的科目登录到不同的记账界面，进行不同的记账操作。如图26所示

图26 出纳登录

1. 登记出纳账

出纳记账独立于财务系统的其他功能，不论是凭证号、凭证字、记账都与财务系统中其他的功能无关。

如果选择库存现金科目，则登录到现金日记账界面，登记现金日记账；如果选择银行存款科目，则登录到银行存款日记账界面，登记银行存款日记账。图27（a）是库存现金日记账界面，图27（b）是银行存款日记账界面。

界面需要有新增、删除、修改、打印、退出功能。

点击新增按钮，弹出一个对话框新增一条记录。需要填写凭证字、凭证号、摘要、借方金额、贷方金额、部门、附件数。这里凭证字与凭证号由出纳自行编写，附件数为原始凭单数。点击保存，保存一条记录。

点击删除按钮，弹出确认对话框，点击确认，删除一条选中的记录。

点击修改按钮，弹出与新增按钮相同的对话框，可对已填好的记录进行修改。点击保存，保存修改后的记录，点击取消则放弃修改。

点击打印按钮，可打印当前列表。

点击退出按钮，退出当前记账页面，返回主页面。

界面按新增记录需要填写的选项列表，表头需要有登记日期、出纳科目、上日余额、本日余额、本日借方合计、本日贷方合计。其中余额和合计选项中的内容为系统自动生成。

1. 库存现金出纳登记帐

（b）银行存款出纳登记帐

图27出纳登记账

1. 库存现金日记账

出纳在出纳登记账中登记的每一笔账，在现金日记账或银行存款日记账（以下合称为日记账）中都会显示。在日记账列表中有打印、退出按钮。如果发现日记账有错误，需要在登记账中进行修改，日记账列表同步更新。

日记账每月结清一次（结账），每个月的日记账列表在开始时系统会自动生成上月结转的余额金额以及本年以前月份累计的借方金额和贷方金额。每天根据登记账会自动生成当天小计，累计当天的借方金额和贷方金额，计算余额。同时生成本月合计（借方金额、贷方金额、余额金额）和本年累计（借方金额和贷方金额）。

日记账列表的表头选项有科目、部门、查看日记账期间选择（查看任意月一月内的记录）、收付事项（收为借方、付为贷方）。

列表选项有收款单据号、摘要、借方金额、贷方金额、方向、余额金额、凭证号、附件张数。其中收款单据号格式为根据借贷方向变为现收或现付加记账当天的日期系统自动生成，方向分为借和贷，其他数据根据登记帐中的信息显示在列表中。

图28为库存现金日记账的示意图。其中科目为库存现金。

图28 库存现金日记账

1. 银行存款日记账

银行存款日记账列表格式与数据生成与库存现金日记账是一致的，唯一的不同是科目为银行存款。图29为银行日记账列表。

图29 银行存款日记账

1. 结账与反结账

出纳账每到月底需要结账，结过账的日记账只能查看，不可以更改。系统设置了反结账功能，一旦发现结过账的账目有问题，可以通过反结账让账目重新变为可更改状态，更改结束再重新结账。图30为出纳结账界面。

图30 出纳结账

2.2.5电子报表

最常见的报表有资产负债表、利润表、现金流量表。科目不同报表需要的种类不同。图31是双滦区人民医院需要的电子报表，具体的表格式详见附件。

图31 电子报表树

附录一：公立医院会计制度

附录二：基层医疗卫生机构会计目录