作为基层管理人员，每天都要收到很多文件，其中十有六七是安全相关文件，如何让各层级的要求能够及时、准确、完整地传达和落实，需要有效的文件管理。 有效的安全文件管理，需要对文件进行合理分类和归档、需要认真研读文件并对文件作进一步的处理，也就是落实文件要求和汲取文件精华，在确保“事事有着落、件件有回音”的同时，沉淀文件成果，让文件发挥最大效能。 文件分类和归档 清晰的分类，有助于理清文件的整体脉络，让文件能够有序地整理归档，更好地跟踪文件落实情况，也方便整合和查阅。 1.按来文出处 大体可以这样分：总书记重要讲话指示批示；外部来文，包括国务院国资委、能源局、能监办，属地政府相关部门等；内部来文，包括领导指示批示及交办事项、集团公司及各部门、公司及各部门。 2.按重要程度 可以分为：紧急且重要、不紧急但重要、一般，等。有些文件看过落实过就可以存档了。 3.按作用时间 可以分为：长期、阶段、临时。 4.按文件类型 可以分为：领导讲话、规章制度标准、会议纪要、通知、通报、报告、简报，等。 5.按工作类型 可以分为：安全综合管理、安全检查、双重预防机制、安全培训、消防管理、特种设备管理、应急管理、网络安全、职业健康安全、事故事件警示，等。 6.按文件的参考作用 可以分为：经常查阅、参考学习，等。 7.按文件的关联性 可以分为：有相关关联文件、无相关关联文件。有一些文件是针对某项工作的一系列文件，由上至下层层发文，这些文件就是有相关关联文件 8.关键字 根据文件内容，设置一些关键字来对文件进行同类识别。 文件处理 文件归类是收到/印发文件后的第一步，接下来就要对文件进行处理。首先，是要对文件认真研读，理解文件内容，梳理文件相关要求，研究制定落实措施。同时，在理解文件内容基础上对文件进一步归类。 要建立文件清单及落实情况台账，至少包括文件名称、分类、要落实事项、落实措施、责任人、时限、跟踪人、落实情况及相关证据，等。 对于一些有参考作用的文件，要善于吸收文件中的成果，将其运用到自己的工作中，或者完善安全体制机制制度，或者分类成册，例如总书记关于安全生产的重要讲话指示批示汇编、各级检查问题汇编、经验成果汇编等等，方便时常查阅研学。 下面是文件处理程序示意：
数字赋能 让信息技术辅助文件管理。文件分类做好后，就可以使用电子表格或者其他软件来进行文件处理。 录入文件，选择适当的分类（可以有多个分类，以便多维统计），输入文件要落实的相关事项、落实措施、责任人、时限、跟踪人，后面根据文件落实情况再输入相应的信息和相关的证据。这些都是基础数据，逐渐就形成了数据库。 在此基础上，可以进行预警，例如哪些事项快到限定时间还未关闭；可以开展统计分析，例如统计多少文件，共有多少需落实事项、已落实多少项、正在落实多少项、待落实多少项、超期多少项，等等；可以汇总查看相关事项下所有文件、某专项工作相关的所有文件，等等。 这就建立了一个信息化的安全文件管理系统，帮助我们高效地处理文件。
